Nowelizacja przepisów prawa pracy wprowadza obowiązki aktualizacji akt pracy pracownika. Pracodawcy mają obowiązek dostosować je do pracy zdalnej, badania trzeźwości i testów na narkotyki.
Wprowadzenie nowej części E w aktach osobowych pracownika wynika z wprowadzonych zmian w ustawie Kodeks pracy, które przewidują możliwość kontrolowania trzeźwości pracowników lub ich narkotykowej kontroli. W takim przypadku, w części B akt osobowych należy umieścić informację o możliwości takiej kontroli. Pracodawcy, którzy nie planują takiej kontroli, nie muszą wprowadzać tych zmian.
POLECAMY: Praca zdalna w Kodeksie pracy w 2023 – ustawa z podpisem Prezydenta
Zmiany w aktach osobowych pracownika dotyczą także pracy zdalnej i dokumentacji tej formy pracy. W części B należy umieścić informację o poinformowaniu pracownika o możliwości wykonywania pracy zdalnej. Projekt rozporządzenia opublikowanego przez rząd dostosowuje akta pracowników do nowych przepisów kodeksu pracy. Wydaje się, że rząd chce szybko przygotować przepisy wykonawcze do nowelizacji kodeksu pracy.
Nowelizacja Kodeksu pracy, uchwalona przez Sejm 1 grudnia 2022 r., wprowadza możliwość pracy zdalnej oraz przepisy dotyczące „prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli pracowników na obecność substancji działających podobnie do alkoholu, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia.”
Poinformowanie pracownika o kontroli trzeźwości
Nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania nowo zatrudnionego pracownika o wprowadzeniu wspomnianej kontroli. Informacja ta będzie przekazywana pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej.
Zmiana w części B akt osobowych – kontrola trzeźwości
Obowiązek informacyjny pracodawcy musi być udowodniony. Dlatego uzupełniono wykaz dokumentów przechowywanych w dziale B akt osobowych pracownika. W dziale tym pracodawcy przechowują oświadczenia lub dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia pracownika.
Nowymi dokumentami są potwierdzenie poinformowania pracownika:
- o kontroli trzeźwości pracowników lub
- o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i
- sposobie jej przeprowadzania
– art. 221c § 12 oraz art. 221e § 2 Kodeksu pracy.
W części B aktów osobowych zostaną dodane dokumenty dotyczące pracy zdalnej, zastępując informacje o telepracy.
Z uzasadnienia projektu nowelizacji:
“Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie potwierdzał w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Potwierdzenie to będzie przechowywane w części B akt osobowych pracownika.”
W części E akt osobowych pracownika znajdują się dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności w organizmie środków podobnych do alkoholu. Są to m.in.:
a) informacje o kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
b) informacje o badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
c) informacje o kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221d § 10 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),
d) informacje o badaniu pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).
Z uzasadnienia nowelizacji rozporządzenia wynika, że w części E akt osobowych zapisywane są informacje o kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność narkotyków, w tym o dacie, godzinie i minucie badania, ale tylko w przypadku wyniku kontroli negatywnego dla pracownika.
Ta zasada wynika z art. 221c § 6 k.p., który stanowi:
“Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania, o którym mowa w § 4, oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, o których mowa w § 1, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.”
Z projektu uzasadnienia:
„Przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika.”
Alkohol i narkotyki u pracownika – okres przechowywania informacji o kontroli
Informacje o kontroli trzeźwości lub na obecność narkotyków u pracownika przechowywane są w części E akt osobowych przez okres nieprzekraczający roku od momentu ich zebrania. Informacje dotyczące braku alkoholu lub narkotyków w organizmie pracownika nie są przechowywane, ponieważ nie powodują żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika i nie udokumentowują naruszenia obowiązków.
Z uzasadnienia:
„Na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego lub zleci badania krwi zgodnie z art. 221d § 5 Kodeksu pracy.
Wówczas organ przeprowadzający badanie będzie przekazywał pracodawcy i badanemu pracownikowi informację w formie pisemnej obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. Informacja ta również będzie przechowywana w aktach osobowych pracownika, w dodawanej części E.”
Podstawa prawna – projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700 i 2140).
Po wejściu w życie nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. dotyczącej dokumentacji pracowniczej, uwzględni ono zmiany wprowadzone przez Sejm RP w dniu 1 grudnia 2022 r. za pośrednictwem ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druki sejmowe nr: 2335, 2618, 2890 i 2902).
Niniejszy artykuł stanowi formę porady prawnej pro bono i ma na celu edukację prawną obywateli RP. Artykuł ten nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Czytelniku, pamiętaj, że artykuł ten nie zastąpi standardowej porady prawnej. W przypadku pojawienia się problemu prawnego o podobnym charakterze lub z innej dziedziny prawa zapraszamy do skorzystania z naszych usług prawnych.
Nasza Kancelaria świadczy usługi prawne w zakresie każdej dziedziny prawnej. Jeśli poszukujecie Państwo prawnika, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią pod nr tel. 579636527, lub poprzez formularz kontaktowy, jaki znajduje się na naszej stronie głównej.
Świadczymy usługi prawne również drogą online. Informujemy, że porady prawne nie są udzielane pro bono.
Opracowano przez: Zespół LEGA ARTIS
Polecamy inne nasze publikacje w zakresie zmian prawnych. Aby wejść w zakładkę „Prawo co dnia” kliknij poniższy obrazek.
Podstawa prawna: uzasadnienie projektu rozporządzenia
