Każdego roku Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) przeprowadza dziesiątki tysięcy kontroli, sprawdzając przestrzeganie przepisów prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) oraz legalność zatrudnienia. Kontrole te mogą mieć charakter rutynowy lub wynikać ze skarg pracowników. Wartość dodana dla pracodawców polega na odpowiednim przygotowaniu się na ewentualne odwiedziny inspektorów, co pozwala zminimalizować ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji.
Dlaczego PIP przeprowadza kontrole?
PIP, działając na mocy ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy oraz ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, sprawdza przestrzeganie m.in.:
- przepisów Kodeksu pracy,
- zasad BHP,
- legalności zatrudnienia,
- wywiązywania się z obowiązków dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK),
- stosowania przepisów „tarczy antycovidowej”.
W planach na lata 2022-2024, PIP szczególną uwagę zwróciła na:
- zatrudnianie osób niepełnosprawnych,
- rzetelność ewidencji czasu pracy,
- wypłatę wynagrodzeń w terminie i w minimalnej wymaganej kwocie,
- warunki pracy na umowach cywilnoprawnych,
- legalność zatrudnienia cudzoziemców, zwłaszcza z Azji,
- sektor budownictwa, górnictwa, handlu i prace sezonowe w „szarej strefie”.
Kontrola rutynowa a na podstawie skargi
Inspektorzy PIP pojawiają się u pracodawców w ramach planowych kontroli lub na podstawie zgłoszonych skarg. Ostatnie dane wskazują, że ponad 1/3 kontroli wynika z zawiadomień pracowników o naruszeniach prawa pracy.
Przebieg kontroli
Inspektorzy PIP posiadają szerokie uprawnienia. Mogą:
- wejść na teren zakładu pracy o dowolnej porze,
- przeprowadzić oględziny stanowisk pracy, maszyn i dokumentacji,
- żądać informacji od pracowników,
- sprawdzać tożsamość osób wykonujących pracę.
Choć co do zasady pracodawca powinien być poinformowany o kontroli z 7-dniowym wyprzedzeniem, w szczególnych przypadkach inspektor może rozpocząć czynności bez uprzedzenia.
Dokumenty i uprawnienia inspektora
Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych inspektor musi okazać:
- legitymację służbową,
- upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, wskazujące jej zakres i termin.
Bez okazania tych dokumentów pracodawca ma prawo odmówić inspektorowi wstępu na teren zakładu.
Miejsce i forma kontroli
Kontrole najczęściej odbywają się w siedzibie firmy lub w miejscu przechowywania dokumentacji. Nowelizacja ustawy Prawo przedsiębiorców wprowadziła możliwość kontroli zdalnych, co było popularne podczas pandemii COVID-19. W przypadku kontroli zdalnej kluczowe jest zapewnienie inspektorowi dostępu do wymaganych dokumentów w formie elektronicznej. Dokumentacja powinna być odpowiednio uporządkowana i przechowywana w systemach, które umożliwiają szybkie jej udostępnienie. Inspektor może także zażądać dodatkowych wyjaśnień lub spotkań online z osobami odpowiedzialnymi za określone obszary działalności firmy.
Protokół kontroli – kluczowy dokument
Wyniki kontroli są dokumentowane w protokole lub notatce urzędowej. Pracodawca ma 7 dni na zgłoszenie zastrzeżeń do protokołu. Choć inspektorzy rzadko uwzględniają zastrzeżenia, to wniesienie ich jest ważnym krokiem w ochronie interesów firmy.
Konsekwencje kontroli
W wyniku kontroli PIP może:
- wydać decyzję nakazującą np. wypłatę zaległych wynagrodzeń,
- wystawić mandat,
- skierować wystąpienie lub wniosek o ukaranie do sądu,
- powiadomić inne organy, np. ZUS czy urząd skarbowy.
Jak się przygotować?
Aby zminimalizować ryzyko niekorzystnych ustaleń, warto:
- przejrzeć dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy,
- upewnić się, że badania lekarskie i szkolenia BHP są aktualne,
- przygotować osoby odpowiedzialne za reprezentację pracodawcy,
- przeszkolić pracowników, jak postępować podczas kontroli.
Podsumowanie
Kontrola PIP może pojawić się niespodziewanie, dlatego warto zawczasu zadbać o zgodność działań firmy z przepisami prawa pracy. Dbałość o dokumentację oraz odpowiednia współpraca z inspektorem pozwalają uniknąć poważniejszych konsekwencji i budują wizerunek wiarygodnego pracodawcy.
Przypominamy, że nasza kancelaria oferuje profesjonalną obsługę i doradztwo prawne świadczone na rzecz przedsiębiorców. Oferujemy pomoc prawną w pełnym zakresie już dla osób planujących rozpoczęcie swojej działalności.
Świadczone przez nas kompleksowe usługi doradcze są odpowiedzią na indywidualne potrzeby klientów. Doradzamy w zakresie wyboru formy prawnej dla planowanej działalności, dopełnimy wszelkich formalności polegających na jej zarejestrowaniu w odpowiednich instytucjach, a następnie będziemy dokonywać bieżącej obsługi prawnej w trakcie jej działania.
Nasza oferta to pomoce prawna w zakresie wszelkich problemów prawnych, z jakimi mogą się Państwo spotkać jako przedsiębiorcy w swojej działalności. Świadczone przez nas kompleksowe usługi oraz porady prawne w zakresie prawa handlowego, prawa cywilnego, prawa pracy, prawa gospodarczego pomogą Państwu w prowadzeniu działalności, oszczędzając czas i pieniądze naszych klientów.
Forma współpracy:
- Indywidualne zlecenia jednorazowe
- Doraźna obsługa prawna
- Stała obsługa prawna na podstawie umowy zlecenia
- porady prawne
- sporządzanie pism procesowych
- pozwy
- odpowiedzi na pozwy
- sprzeciwy od nakazów zapłaty i wyroków nakazowych
- apelacje
- wnioski
- doradztwo, zakładanie i funkcjonowanie działalności gospodarczej
- rejestrowanie spółek w KRS
- pozwy
- doradztwo w zakresie obrotu nieruchomościami (pełen zakres usług: nabywanie, najem, włącznie ze sporządzaniem umów: przedwstępnej i właściwej oraz umówienie notariusza)
- zastępstwo procesowe w sprawach gospodarczych i cywilnych (dotyczy przedsiębiorców objętych stałą obsługą prawną)
- umowy deweloperskie – przygotowanie umów związanych z działalnością deweloperską dla deweloperów
- redakcja i opiniowanie kontraktów, wniosków i pism procesowych
- przygotowanie umów oraz ich wzorów
- negocjowanie umów i kontraktów z kontrahentami, pomoc prawna dla Klienta w trakcie negocjacji
- porady związane z prawem pracy: tworzenie umów o pracę, wypowiedzeń, regulaminów
- przygotowanie porad prawnych, uwzględniających doktrynę oraz najnowsze orzecznictwo
Potrzebujesz pomocy prawnej a może stałej obsługi dla twojej firmy? Napisz do nas lub zadzwoń już teraz.
579-636-527