Niekiedy „prawomocność” i „ostateczność” decyzji traktuje się jak synonimy. Tymczasem, z punktu widzenia procedury administracyjnej, są to dwie zupełnie różne instytucje prawne, które nie mogą być ze sobą utożsamiane. Co więc warto o nich wiedzieć?

Sprawne załatwianie spraw administracyjnych jest nie tylko jednym z najczęściej zgłaszanych oczekiwań przez obywateli. Jednak szybkość postępowania administracyjnego jest uznawana za jedną z jego podstawowych zasad, wynikających z kodeksu postępowania administracyjnego. Na długość trwania sprawy z pewnością nieraz przekłada się korzystanie przez stronę ze środków zaskarżenia. Z drugiej strony sięgnięcie po nie stanowi podstawowe uprawnienie stron. W tym kontekście warto wiedzieć, czym różni się decyzja ostateczna od prawomocnej. Wbrew pozorom zachodzi między nimi poważna różnica.

Kiedy decyzja jest ostateczna, a kiedy prawomocna?

Różnica między decyzją prawomocną a ostateczną została uregulowana w art. 16 kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z jego treścią decyzja administracyjna jest:

• ostateczna, gdy nie służy od niej odwołanie w administracyjnym toku instancji lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy,
• prawomocna, gdy nie można jej zaskarżyć do sądu (prawomocność może dotyczyć jedynie decyzji ostatecznych).

W każdym razie rozróżnienie między „ostatecznością” a „prawomocnością” decyzji odnosi się do możliwości jej – szeroko pojętego – zaskarżenia. Oczywiście regułą w postępowaniu administracyjnym jest to, że strona ma prawo (od decyzji wydanej w pierwszej instancji) złożyć odwołanie tylko do jednej instancji. Jednocześnie w zdecydowanej większości przypadków istnieje możliwość zaskarżenia decyzji ostatecznej do sądu administracyjnego. Stąd z praktycznego punktu widzenia z prawomocnością decyzji mamy do czynienia wówczas, gdy zostaną wyczerpane wszystkie możliwe środki zaskarżenia lub strona nie zdecyduje się po nie sięgnąć.

Jednocześnie nie należy zapominać, że uchylenie bądź zmiana decyzji administracyjnej jest możliwa w ściśle określonych przypadkach. Ustawodawca z jednej strony daje stosunkowo szerokie możliwości zaskarżenia decyzji w ramach procedur administracyjnych, z drugiej zaś dąży do stabilizacji decyzji, a co za tym idzie - do szybkiego kończenia spraw w sposób prawomocny. W tym kontekście niezwykle istotnym zagadnieniem jest ostateczność decyzji oraz prawo strony do zrzeczenia się odwołania.

Specjalne podstawy ostateczności decyzji administracyjnej

Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego:

• decyzja wydana w pierwszej instancji, od której uzasadnienia organ odstąpił z powodu uwzględnienia w całości żądania strony, jest ostateczna,
• przed upływem terminu do wniesienia odwołania strona może zrzec się prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję.

W pierwszym przypadku chodzi jedynie o takie sytuacje, w których organ w całej rozciągłości przychylił się do żądania wniesionego przez stronę. Natomiast zrzeczenie się prawa do odwołania zawsze musi mieć charakter wyraźny. W żadnym wypadku organ nie ma prawa domniemywać, że strona chce dokonać takiego zrzeczenia.

Co więcej, zrzeczenie takie musi mieć formę pisemną. Wynika to z art. 127a § 2 k.p.a., który stanowi, że z dniem doręczenia organowi administracji publicznej oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania przez ostatnią ze stron postępowania, decyzja staje się ostateczna i prawomocna. Jednocześnie wystarczające jest tu zachowanie zwykłej formy pisemnej. Ponadto zrzeczenie wywołuje skutki prawne, gdy doszło do organu administracji w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią. Nie wolno zapominać, że zrzeczenie się odwołania może dotyczyć tylko konkretnej decyzji administracyjnej. Niedopuszczalne jest zastosowanie tego środka w sposób generalny albo do jakiejś nieokreślonej decyzji, która miałaby dopiero zapaść.

Podstawa prawna:

• art. 16, art. 127 §1, art. 127 §1a, art. 127a ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 775)