Od 1 stycznia 2025 r. w Polsce weszły w życie nowe przepisy dotyczące e-Doręczeń, które stanowią część cyfryzacji usług administracyjnych. Zmiany mają na celu zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa korespondencji elektronicznej. Co to oznacza w praktyce dla obywateli, instytucji i przedsiębiorców?
Co to są e-Doręczenia i kogo obejmują?
e-Doręczenia to usługa umożliwiająca odbiór i wysyłkę listów poleconych w formie cyfrowej, z pełnym potwierdzeniem odbioru. Jest to rozwiązanie skierowane przede wszystkim do instytucji państwowych, przedsiębiorców oraz zawodów zaufania publicznego, takich jak:
- adwokaci,
- radcy prawni,
- notariusze,
- komornicy sądowi.
Zgodnie z nowymi przepisami:
- Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie instytucje publiczne muszą korzystać z systemu e-Doręczeń.
- Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali swoje firmy przed tą datą, mają czas na wprowadzenie tego rozwiązania do 1 października 2026 r.
Warto dodać, że osoby fizyczne również mogą korzystać z tej usługi, choć dla nich jest to dobrowolne.
Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych?
Aby zacząć korzystać z e-Doręczeń, należy założyć Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE). Proces ten jest prosty i dostępny w kilku krokach:
- Rejestracja online – można to zrobić za pośrednictwem platformy mObywatel lub dedykowanej strony internetowej Poczty Polskiej.
- Weryfikacja tożsamości – wymagana jest autoryzacja za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.
- Aktywacja usługi – po założeniu ADE użytkownik może odbierać i wysyłać elektroniczne listy polecone, w tym dokumenty urzędowe i sądowe.
System pozwala również na dołączanie załączników, takich jak skany czy dokumenty PDF, co czyni go wygodnym i funkcjonalnym narzędziem.
Bezpieczeństwo i dostępność systemu
Poczta Polska zapewnia, że e-Doręczenia są znacznie bezpieczniejsze niż tradycyjna poczta e-mail. System działa w oparciu o zaawansowane technologie szyfrowania, które chronią dane użytkowników przed nieautoryzowanym dostępem.
Co więcej, usługa jest dostępna z każdego miejsca na świecie, gdzie jest internet. Dzięki temu zarówno obywatele przebywający za granicą, jak i przedsiębiorcy mogą w łatwy sposób odbierać ważną korespondencję.
Przykład korzyści:
Krajowa Rada Komornicza już wdrożyła e-Doręczenia w swojej pracy, co znacząco usprawniło działania w zakresie doręczania dokumentów. Dzięki temu postępowania sądowe mogą być realizowane szybciej, a proces komunikacji z sądami i stronami postępowania jest bardziej przejrzysty.
Jak wygląda odbiór elektronicznego listu?
Po aktywacji ADE użytkownik otrzymuje powiadomienia o przesyłkach za pomocą SMS-ów lub e-maili. W wiadomości znajduje się:
- numer przesyłki,
- link do jej odbioru,
- potwierdzenie doręczenia w postaci cyfrowego podpisu.
Chociaż tradycyjne awizo nadal funkcjonuje, korzystanie z e-Doręczeń pozwala uniknąć konieczności wizyty w placówce pocztowej. Jest to szczególnie ważne dla osób ceniących czas i wygodę.
Dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń?
System e-Doręczeń przynosi wiele korzyści, zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i firm:
- Oszczędność czasu – brak konieczności osobistego odbioru listów poleconych.
- Ekologia – ograniczenie papierowej korespondencji.
- Wygoda – możliwość odbioru przesyłek z dowolnego miejsca.
- Bezpieczeństwo – wysoki poziom ochrony danych.
Statystyki i przyszłość e-Doręczeń w Polsce
Według danych Poczty Polskiej, do końca 2024 r. z systemu e-Doręczeń skorzystało ponad 2 miliony użytkowników, w tym 65% instytucji publicznych. Prognozy na 2025 r. wskazują, że liczba ta może wzrosnąć do 4 milionów, co świadczy o rosnącej popularności tego rozwiązania.
Wdrożenie e-Doręczeń to kolejny krok w cyfryzacji administracji publicznej, który wpisuje się w szerszy trend modernizacji usług w Polsce. W przyszłości planowane są kolejne udoskonalenia, takie jak integracja systemu z platformą ePUAP oraz rozbudowa funkcji w aplikacji mObywatel.
