Od 26 kwietnia 2025 roku w polskich urzędach obowiązują nowe zasady organizacji czasu pracy. Reforma, wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów, umożliwia elastyczne rozpoczynanie dnia pracy oraz wydłużoną obsługę petentów przynajmniej raz w tygodniu. To koniec ery, w której miliony obywateli musiały brać urlop, by załatwić najprostsze sprawy administracyjne.
Rewolucyjna zmiana: elastyczny czas pracy w urzędach
Nowe przepisy dopuszczają rozpoczęcie pracy w urzędach między godziną 7:00 a 10:00, przy zachowaniu 8-godzinnego dnia pracy. Kluczową nowością jest obowiązek wydłużenia obsługi interesantów do godziny 18:00 przynajmniej jeden dzień w tygodniu.
Reforma objęła szereg instytucji publicznych – od administracji rządowej, przez regionalne izby obrachunkowe, po Instytut Pamięci Narodowej. Dzięki temu miliony obywateli zyskały dostęp do urzędów po standardowych godzinach pracy, co wcześniej było praktycznie niemożliwe.
Rzeczywistość przewyższyła oczekiwania
Choć reforma obowiązuje od końca kwietnia, już po pierwszym miesiącu widać pozytywne efekty. Urzędy nie tylko formalnie wdrożyły nowe rozwiązania, ale wiele z nich poszło o krok dalej, wprowadzając własne, rozszerzone modele organizacji pracy.
Przykłady wdrożeń z miast województwa łódzkiego:
- Kutno: urząd miejski działa od 7:30 do 15:30, a w środy obsługuje petentów do 17:00.
- Łódź: standardowe godziny 8:00–16:00, we wtorki wydłużona praca do 17:00.
- Piotrków Trybunalski: skupienie na wtorkowych wydłużeniach godzin pracy.
Każde z tych rozwiązań pokazuje, że rozporządzenie pozwala na dostosowanie się do lokalnych potrzeb i możliwości kadrowych, a dyrektorzy urzędów wykazują się elastycznością i inicjatywą.
Ulga dla obywateli: koniec z urlopami na wizyty w urzędzie
Do tej pory osoby zatrudnione w standardowych godzinach 8:00–16:00 miały poważne problemy z dostępem do urzędów. Musiały korzystać z urlopów wypoczynkowych, prosić o zwolnienia lub angażować członków rodziny. Reforma ten problem rozwiązuje.
Szczególnie zadowoleni są:
- Rodzice dzieci w wieku szkolnym, którzy teraz mogą odwiedzić urząd po zakończeniu obowiązków rodzicielskich.
- Pracownicy zmianowi, których dostęp do administracji wcześniej był praktycznie zerowy.
- Seniorzy, którzy korzystają z mniejszego zatłoczenia w urzędach.
Nieoczekiwanym efektem okazało się także skrócenie kolejek – dzięki rozciągnięciu godzin obsługi, szczyty frekwencji uległy rozproszeniu, co obniżyło stres i zwiększyło efektywność zarówno petentów, jak i urzędników.
Eksperci: To reforma zgodna z duchem nowoczesnej administracji
Specjaliści ds. administracji podkreślają, że reforma wpisuje się w europejskie trendy humanizacji usług publicznych. Jan Grabiec, szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, określa zmianę jako realizację filozofii: „administracja dla ludzi, a nie ludzie dla administracji”.
Nowe godziny pracy to również jeden z elementów szerszej strategii modernizacji administracji publicznej. W jej skład wchodzi także cyfryzacja usług i uproszczenie procedur.
Docelowo rząd planuje, aby większość spraw urzędowych można było załatwić całkowicie online, a elastyczne godziny traktuje jako etap przejściowy.
Wyzwania organizacyjne, które trzeba rozwiązać
Nowy model organizacyjny nie jest wolny od problemów. Główne wyzwania to:
- Koordynacja między urzędami pracującymi w różnych godzinach – utrudnia to planowanie spotkań i bieżącą współpracę między instytucjami.
- Kadrowa logistyka – konieczność wprowadzenia systemu zmianowego i zapewnienia ciągłości obsługi wymaga przeszkolenia kierownictwa i zmiany harmonogramów.
- Brak wiedzy wśród obywateli – mimo kampanii informacyjnych część społeczeństwa nadal nie wie, że urzędy są teraz czynne dłużej.
Eksperci zwracają uwagę, że komunikacja i kampanie społeczne będą kluczowe dla sukcesu reformy. Potrzebne są działania informacyjne w mediach, szkołach, zakładach pracy i przestrzeni publicznej.
Koszty i korzyści: bilans reformy
Elastyczne godziny wiążą się z dodatkowymi kosztami:
- Wyższe rachunki za media i ochronę
- Dodatkowe wynagrodzenia dla pracowników pełniących dyżury po godzinach
- Inwestycje w systemy zarządzania czasem pracy
Jednak – jak wskazują analizy – długofalowe korzyści dla gospodarki mogą przewyższyć te wydatki. Pracownicy sektora prywatnego nie muszą już opuszczać pracy, by odwiedzić urząd, co zwiększa produktywność i ogranicza straty kadrowe.
Rząd nie przewiduje dodatkowego finansowania reformy – urzędy muszą same optymalizować koszty i szukać oszczędności, co może pozytywnie wpłynąć na efektywność struktur administracyjnych.
Co dalej? Cyfryzacja i skrócony tydzień pracy
Reforma z 26 kwietnia to dopiero początek. W planach rządu pojawiają się kolejne rozwiązania:
- Testy 35-godzinnego tygodnia pracy w administracji, prowadzone już m.in. we Włocławku i Lesznie.
- Pełna cyfryzacja usług publicznych, umożliwiająca załatwienie większości spraw przez Internet 24/7.
- Konsolidacja zasobów i uproszczenie procedur, co ma zmniejszyć liczbę wymaganych wizyt fizycznych w urzędach.
Jak wskazuje praktyka, wdrażanie zmian w administracji jest możliwe i może przebiegać sprawnie, pod warunkiem odpowiedniego zarządzania i komunikacji.
Reforma elastycznych godzin pracy w urzędach to realna poprawa jakości życia milionów Polaków. Po latach stagnacji, administracja publiczna pokazuje, że potrafi odpowiadać na potrzeby obywateli – i robi to coraz skuteczniej.
