Polscy przedsiębiorcy stoją przed jednym z najważniejszych terminów administracyjnych w tym roku. Mają czas tylko do 30 czerwca na złożenie kluczowego oświadczenia dotyczącego cen energii elektrycznej. Niedopełnienie tej prostej formalności może skutkować drastycznym wzrostem kosztów operacyjnych. Firmy, które przegapią termin, zostaną obciążone znacznie wyższymi rachunkami za prąd, a do tego dojdą jeszcze odsetki ustawowe. Chodzi o rozliczenie pomocy publicznej, z której wiele firm korzystało w drugiej połowie ubiegłego roku, często nawet nie zdając sobie sprawy z powiązanych z nią obowiązków. System jest zautomatyzowany, co oznacza, że nie będzie miejsca na tłumaczenia czy odwołania. Zegar tyka, a konsekwencje finansowe mogą być naprawdę dotkliwe, sięgając nawet kilkunastu tysięcy złotych.
Dlaczego ten termin jest tak ważny? Zrozumieć pomoc de minimis
Kluczem do zrozumienia obecnej sytuacji jest mechanizm państwowej pomocy w postaci limitowanych cen energii, wprowadzony w odpowiedzi na kryzys energetyczny. Rząd zamroził stawki, aby chronić firmy przed gwałtownymi podwyżkami. W drugiej połowie 2023 roku cena maksymalna dla przedsiębiorstw wynosiła 693 zł za megawatogodzinę (MWh). Choć było to wsparcie, to zgodnie z przepisami Unii Europejskiej zostało ono zaklasyfikowane jako pomoc de minimis. To właśnie ta klasyfikacja rodzi obecny obowiązek administracyjny.
Pomoc de minimis to specyficzna forma wsparcia publicznego, która podlega ścisłym regulacjom unijnym. Jej celem jest umożliwienie państwom członkowskim udzielania ograniczonej pomocy bez skomplikowanych procedur notyfikacyjnych w Brukseli. Jednak ta uproszczona ścieżka nakłada na beneficjentów, czyli w tym przypadku przedsiębiorców, konkretne obowiązki. Muszą oni aktywnie dokumentować otrzymane wsparcie. Firmy, które korzystały z niższych cen prądu, automatycznie stały się beneficjentami tej formy pomocy, a co za tym idzie, zostały objęte obowiązkiem złożenia stosownego oświadczenia. Jego brak jest dla systemu sygnałem, że firma z pomocy nie korzystała, co uruchamia procedurę korekty faktur.
Kto dokładnie musi złożyć oświadczenie i jakie są konsekwencje?
Obowiązek dotyczy wszystkich przedsiębiorców z sektora mikro, małych i średnich firm, którzy w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku byli objęci rządowym systemem maksymalnych cen energii elektrycznej. Jeśli Twoja firma w tym czasie płaciła za prąd według stawki ograniczonej do 693 zł/MWh, musisz dopełnić tej formalności. Warto sprawdzić swoje faktury z tamtego okresu, aby mieć stuprocentową pewność.
Konsekwencje finansowe zignorowania tego obowiązku mogą być katastrofalne, zwłaszcza dla firm o wysokim zużyciu energii. System zadziała automatycznie – dostawca energii będzie zobowiązany do wystawienia faktury korygującej za cały okres od lipca do grudnia 2023. Różnica między stawką preferencyjną a pełną ceną rynkową, która obowiązywała w umowie, może wynieść kilka, a w skrajnych przypadkach nawet kilkanaście tysięcy złotych. Co gorsza, do tej kwoty zostaną doliczone odsetki ustawowe za zwłokę, liczone od pierwotnego terminu płatności faktur. Dla firm działających na granicy rentowności taki nieprzewidziany wydatek może stanowić poważne zagrożenie dla płynności finansowej.
Jak i gdzie złożyć oświadczenie? Praktyczny poradnik
Procedura składania oświadczenia jest stosunkowo prosta, ale wymaga precyzji i dotrzymania terminu. Przedsiębiorcy mają do wyboru kilka metod, jednak kluczowe jest, aby dokument wpłynął do dostawcy energii najpóźniej 30 czerwca. Warto pamiętać, że w przypadku korespondencji tradycyjnej liczy się data wpływu, a nie data stempla pocztowego.
Oto dostępne opcje:
- Forma elektroniczna: To najbezpieczniejsza i najszybsza metoda. Większość dostawców energii (jak Tauron, Enea, PGE, Energa) udostępnia specjalne formularze na swoich stronach internetowych lub w elektronicznych biurach obsługi klienta. Złożenie oświadczenia online daje natychmiastowe potwierdzenie i minimalizuje ryzyko opóźnień.
- Osobista wizyta: Dokumenty można również złożyć osobiście w stacjonarnych punktach obsługi klienta (BOK) swojego dostawcy energii. Warto zabrać ze sobą kopię oświadczenia, aby uzyskać na niej potwierdzenie złożenia.
- Korespondencja pocztowa: Można wysłać oświadczenie listem poleconym. Jest to jednak najbardziej ryzykowna opcja ze względu na możliwe opóźnienia pocztowe. Jeśli decydujesz się na tę formę, wyślij dokument z odpowiednim wyprzedzeniem.
Niezależnie od wybranej metody, należy działać już teraz. Odkładanie tego na ostatnią chwilę grozi problemami technicznymi, kolejkami w BOK-ach czy opóźnieniami, które mogą skutkować przegapieniem nieprzekraczalnego terminu.
To już się działo. Dlaczego przedsiębiorcy wciąż popełniają ten błąd?
Problem z dotrzymywaniem terminów administracyjnych nie jest w Polsce nowością. Podobna sytuacja miała miejsce w 2023 roku, gdy inne programy pomocowe również wymagały aktywnego działania ze strony beneficjentów. Wówczas znaczna liczba firm przegapiła kluczowe terminy, tracąc uprawnienia do wsparcia i ponosząc wyższe koszty. Historia pokazuje, że złożoność przepisów oraz natłok codziennych obowiązków sprawiają, że przedsiębiorcy często traktują formalności administracyjne jako zadanie drugorzędne.
Wielu właścicieli firm koncentruje się na bieżącej działalności operacyjnej – zdobywaniu klientów, realizacji zleceń i zarządzaniu pracownikami. W gąszczu tych zadań łatwo przeoczyć komunikat od dostawcy energii czy informację o nowym obowiązku prawnym. Współczesny krajobraz regulacyjny, charakteryzujący się dużą dynamiką zmian, dodatkowo utrudnia śledzenie wszystkich terminów. Jednak w tym przypadku stawka jest zbyt wysoka, aby pozwolić sobie na zaniedbanie. Należy potraktować termin 30 czerwca jako absolutny priorytet, którego niedotrzymanie będzie miało bezpośrednie i bolesne skutki finansowe.
