Praca zdalna w 2025 roku to dla wielu Polaków codzienność, która oprócz elastyczności generuje również konkretne koszty. Rachunki za prąd, szybsze łącze internetowe czy zakup ergonomicznego fotela to wydatki, które obciążają domowy budżet. Mało kto zdaje sobie jednak sprawę, że polski system podatkowy pozwala na odzyskanie części tych pieniędzy. Popularna ulga na internet to zaledwie wierzchołek góry lodowej. Prawdziwe oszczędności kryją się w prawidłowym rozliczeniu kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych z domu.
W rozliczeniu za 2024 rok, które złożymy na początku 2025 roku, kluczowe będzie zrozumienie różnic między ogólnodostępnymi ulgami a kosztami uzyskania przychodu, które zależą od formy zatrudnienia. Inne możliwości ma pracownik na etacie, a zupełnie inne osoba prowadząca działalność gospodarczą i pracująca w swoim mieszkaniu. Ten poradnik krok po kroku wyjaśni, jak legalnie i skutecznie obniżyć swój podatek, wykorzystując wszystkie dostępne mechanizmy związane z home office. Przygotuj swoje dokumenty i sprawdź, ile możesz zyskać – kwoty mogą sięgać nawet kilku tysięcy złotych rocznie.
Ulga na internet w 2025 roku – znane zasady, o których warto pamiętać
Zacznijmy od podstaw, czyli najpopularniejszej ulgi związanej z wydatkami domowymi. Ulga na internet przysługuje każdemu podatnikowi, niezależnie od tego, czy pracuje zdalnie, czy nie. Jest to odliczenie od dochodu, co oznacza, że obniża podstawę opodatkowania. Warto jednak znać jej kluczowe ograniczenia:
- Limit odliczenia: Maksymalna kwota, jaką można odliczyć w ciągu roku, wynosi 760 zł. Ważne: to nie jest kwota zwrotu, a maksymalna kwota, o którą można pomniejszyć swój dochód. Realna oszczędność zależy od progu podatkowego (np. przy 12% stawce podatkowej to ok. 91 zł oszczędności).
- Zasada dwóch lat: Z ulgi można skorzystać tylko w dwóch następujących po sobie latach podatkowych. Jeśli nigdy wcześniej jej nie stosowałeś, możesz ją odliczyć w PIT za 2024 i 2025 rok. Jeśli korzystałeś z niej w zeszłym roku, 2024 jest ostatnim rokiem. Po przerwie (np. rocznej) można ponownie zacząć z niej korzystać przez kolejne dwa lata.
- Wymagana dokumentacja: Aby skorzystać z ulgi, musisz posiadać dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku. Najlepsza jest faktura VAT wystawiona na Twoje imię i nazwisko, z której jasno wynika, kto jest dostawcą usługi, kto za nią płaci i jaka jest kwota. Konieczne jest też posiadanie dowodu zapłaty (np. potwierdzenie przelewu).
Pamiętaj, że ulga dotyczy wyłącznie usługi dostępu do internetu. Nie można w jej ramach odliczyć wydatków na sprzęt (router), abonament telewizyjny czy telefoniczny, nawet jeśli są na jednej fakturze.
Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu – tu kryje się prawdziwy potencjał
O ile ulga na internet jest powszechna, o tyle prawdziwe możliwości optymalizacji podatkowej otwierają się dla osób pracujących zdalnie. Kluczowe jest jednak rozróżnienie sytuacji pracownika etatowego i przedsiębiorcy.
Pracownik na etacie (umowa o pracę): W tym przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu. Od 2023 roku pracodawca może przyznać ryczałt na pokrycie kosztów prądu czy internetu, który jest zwolniony z podatku. Jeśli jednak pracodawca tego nie robi, pracownikowi z tytułu pracy zdalnej przysługują standardowe, podwyższone koszty uzyskania przychodu, które pracodawca uwzględnia w miesięcznym wynagrodzeniu i w rocznym PIT-11. Wynoszą one 300 zł miesięcznie (nie więcej niż 3600 zł rocznie), jeśli pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, lub 250 zł (do 3000 zł rocznie) dla miejscowych. Pracownik nie musi zbierać faktur za prąd czy biurko – jest to kwota zryczałtowana.
Osoba samozatrudniona (działalność gospodarcza): Tutaj sytuacja wygląda zupełnie inaczej i daje znacznie większe pole do popisu. Przedsiębiorca pracujący z domu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu faktycznie poniesione wydatki związane z prowadzeniem firmy w mieszkaniu. Warunkiem jest ich właściwe udokumentowanie i wyliczenie.
Home office przedsiębiorcy: Co i jak można odliczyć?
Jeśli prowadzisz firmę w swoim mieszkaniu, możesz odliczyć część wydatków eksploatacyjnych. Kluczowe jest tutaj słowo „proporcjonalnie”. Należy obliczyć, jaki procent całej powierzchni mieszkania zajmuje przestrzeń przeznaczona wyłącznie na cele firmowe (np. gabinet, wydzielony kąt z biurkiem).
Przykład: Twoje mieszkanie ma 60 m², a pokój, w którym pracujesz, ma 12 m². Oznacza to, że na cele firmowe wykorzystujesz 20% powierzchni (12 / 60 = 0,2). Właśnie w takiej proporcji możesz zaliczyć w koszty:
- Czynsz administracyjny
- Rachunki za prąd, wodę i ogrzewanie
- Podatek od nieruchomości (w części przeznaczonej na działalność)
- Odsetki od kredytu hipotecznego (również proporcjonalnie)
Oprócz tego, w koszty firmowe możesz wrzucić w całości lub częściowo:
- Internet i telefon: Jeśli masz osobne łącze na firmę – 100% kosztów. Jeśli używasz prywatnego – szacujesz, w jakim stopniu wykorzystujesz je do celów firmowych (np. 50%).
- Wyposażenie: Zakup biurka, fotela, lampki, monitora czy drukarki. Jeśli wartość przekracza 10 000 zł netto, konieczna jest amortyzacja.
- Materiały biurowe: Papier, długopisy, tonery do drukarki.
Aby urząd skarbowy nie zakwestionował tych wydatków, musisz posiadać faktury (najlepiej wystawione na dane firmowe) oraz prowadzić ewidencję, która uzasadnia przyjętą proporcję.
Krok po kroku: Gdzie wpisać odliczenia w deklaracji PIT 2025?
Gdy już wiesz, co możesz odliczyć, pozostaje pytanie, gdzie to wpisać. Proces różni się w zależności od rodzaju odliczenia i formy zatrudnienia.
Ulga na internet: Należy ją wykazać w załączniku PIT/O (informacja o odliczeniach od dochodu i od podatku) w części „Odliczenia od dochodu”. Kwotę wpisuje się w odpowiedniej rubryce, a następnie przenosi do głównej deklaracji (PIT-37, PIT-36 lub PIT-28).
Koszty uzyskania przychodu (pracownik): Zazwyczaj są one już uwzględnione przez pracodawcę w informacji PIT-11, a system e-Urząd Skarbowy automatycznie przenosi je do Twojego e-PIT. Warto jednak sprawdzić, czy kwota jest prawidłowa.
Koszty firmowe (przedsiębiorca): Te wydatki księguje się na bieżąco w trakcie roku w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub innej właściwej ewidencji. W rocznym zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L nie wpisuje się pojedynczych faktur, a jedynie sumaryczne wartości przychodów i kosztów z całej ewidencji.
Podsumowując, świadome podejście do rozliczenia pracy zdalnej może przynieść realne korzyści finansowe. Kluczem jest rzetelne dokumentowanie wydatków i znajomość przepisów adekwatnych do swojej sytuacji zawodowej. Nie bój się korzystać z praw, które daje Ci system podatkowy – to Twoje pieniądze.
