Fiskus rezygnuje z masowych kontroli. KSeF wykrywa blisko 377 tys. fikcyjnych faktur

Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) radykalnie zmienia sposób walki z oszustwami podatkowymi. Zamiast tradycyjnych, angażujących i czasochłonnych kontroli, fiskus stawia na zaawansowaną analitykę danych, której centralnym elementem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ta strategiczna zmiana przynosi już wymierne efekty, drastycznie zwiększając wykrywalność nieprawidłowości, przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby twardych kontroli w firmach.

Jak wynika z danych podsumowujących rok 2025, Skarbówka udowodniła, że mniejsza liczba wizyt inspektorów nie oznacza mniejszej skuteczności. Wręcz przeciwnie: mimo spadku liczby kontroli celno-skarbowych o blisko jedną trzecią, wartość wykrytych uszczupleń podatkowych wzrosła aż o 46 procent. Kluczem do tego sukcesu jest precyzyjne typowanie podmiotów, które celowo manipulują kosztami i wystawiają tak zwane „puste faktury”.

Wprowadzenie KSeF, choć nadal w fazie przejściowej, już teraz działa jako potężny filtr, monitorujący miliony transakcji w czasie rzeczywistym. Dla uczciwych przedsiębiorców oznacza to zmniejszenie ryzyka niepotrzebnych audytów; dla oszustów – koniec ery bezkarnego fabrykowania kosztów.

Analityka zamiast masowych wizyt: Jak KAS osiąga rekordy

Krajowa Administracja Skarbowa zrewolucjonizowała swoje podejście, przechodząc od kontroli masowych do analityki opartej na „chirurgicznej precyzji”. W 2025 roku, dzięki lepszemu wykorzystaniu danych z JPK_VAT i innych źródeł cyfrowych, KAS była w stanie znacznie trafniej identyfikować podmioty, u których ryzyko celowego uszczuplenia należności państwowych jest największe. Strategia ta, choć mniej inwazyjna dla większości przedsiębiorców, przyniosła rekordowe wyniki w walce z fikcyjnym obrotem.

Najbardziej obrazowe są statystyki dotyczące tak zwanych „pustych faktur”. W 2025 roku, jak podał wiceminister finansów Zbigniew Stawicki, wykryto dokładnie 376 784 fikcyjnych dokumentów. Jest to wzrost o blisko 30 procent w stosunku do roku poprzedniego, kiedy wykryto 291 633 takie faktury. Liczby te jednoznacznie dowodzą, że fiskus coraz skuteczniej dociera do sedna problemu, koncentrując się na firmach, które świadomie fabrykują koszty w celu obniżenia zobowiązań podatkowych.

Zmiana ta ma ogromne znaczenie dla wszystkich prowadzących działalność gospodarczą. Redukcja liczby tradycyjnych kontroli o blisko jedną trzecią oznacza, że uczciwe podmioty są mniej obciążone biurokracją i ryzykiem długotrwałych audytów. Jednocześnie, wysoka wykrywalność oszustw zwiększa poczucie sprawiedliwości podatkowej i szczelność całego systemu. W praktyce, KAS wykorzystuje teraz zaawansowane algorytmy do automatycznego porównywania danych, co pozwala na natychmiastowe wyłapanie anomalii, zanim oszustwo zostanie skonsumowane.

KSeF jako cyfrowy strażnik: Koniec papierowej luki

Centralnym filarem nowej strategii kontrolnej jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć system stał się obowiązkowy dla największych firm dopiero 1 lutego 2026 roku, już wcześniej był intensywnie wykorzystywany przez administrację skarbową do testowania i analizy. Obecnie KSeF przetwarza blisko 11 milionów dokumentów, wystawionych przez ponad 67 tysięcy podmiotów.

Wiceminister Stawicki podkreślił, że fakt, iż aż 63 tysiące podmiotów korzystało z systemu dobrowolnie, świadczy o jego sprawności i użyteczności. KSeF umożliwia urzędnikom natychmiastowy wgląd w treść faktur, co oznacza, że eliminowana jest dotychczasowa luka czasowa, w której oszuści mogli operować „pustymi” dokumentami, zanim te trafiły do administracji w formie papierowej lub JPK. Faktura wystawiona w KSeF jest od razu dostępna dla obu stron transakcji i dla fiskusa.

Dzięki automatyzacji przesyłu i weryfikacji, KAS zyskała potężne narzędzie do natychmiastowego wyłapywania podejrzanych schematów, takich jak faktury wystawiane przez podmioty, które nagle znikają z rynku lub dokumenty o nietypowo wysokiej wartości w stosunku do historycznego obrotu firmy. W efekcie, tradycyjne kontrole stają się ostatecznością, zarezerwowaną tylko dla przypadków, w których algorytmy wskażą wysokie ryzyko celowego przestępstwa, zgodnie z uprawnieniami analitycznymi nadanymi KAS na mocy Ustawy z dnia 16 listopada 2016 r.

Harmonogram wdrożenia KSeF: Co musi wiedzieć przedsiębiorca?

Dla przedsiębiorców najważniejsza jest wiedza o terminach. Pełna implementacja KSeF odbywa się etapami, co ma umożliwić rynkowi płynne dostosowanie systemów IT i procedur wewnętrznych. Nieprzygotowanie się do nadchodzących zmian może skutkować sankcjami finansowymi przewidzianymi w Kodeksie karnym skarbowym, dlatego terminy te są krytyczne.

Kluczowe daty dla przedsiębiorców:

• 1 lutego 2026 r.: Start obowiązkowego KSeF dla największych podmiotów (już wdrożony).
• 1 kwietnia 2026 r.: Obowiązek obejmie firmy wystawiające faktury B2B o wartości powyżej 10 tys. zł miesięcznie. Jest to pierwszy duży próg, który wymusi na średnich przedsiębiorstwach dostosowanie się do systemu.
• Do końca 2026 r.: Trwa okres przejściowy. Nadal będzie można korzystać z faktur uproszczonych (paragony z NIP) oraz faktur papierowych z kas fiskalnych.
• 1 stycznia 2027 r.: KSeF stanie się w pełni obligatoryjny dla wszystkich podmiotów gospodarczych w Polsce, włączając w to najmniejsze firmy. Od tego momentu dokumenty wystawione poza KSeF (z nielicznymi wyjątkami) będą traktowane jako nieważne.

Przedsiębiorcy powinni potraktować nadchodzący okres nie jako obciążenie, ale jako inwestycję w bezpieczeństwo prawne. Prawidłowe korzystanie z KSeF automatycznie zabezpiecza firmę przed ryzykiem zakwestionowania kosztów, ponieważ faktura, która przeszła przez system, zyskuje status oficjalnego dokumentu potwierdzonego przez administrację.

Praktyczne wnioski: Jak przygotować firmę na cyfrową rewolucję

Strategia KAS oparta na KSeF oznacza trwałą zmianę paradygmatu kontroli. Zamiast obawiać się niespodziewanej wizyty inspektorów, przedsiębiorcy muszą skupić się na transparentności i terminowości obiegu dokumentów. System stawia na prewencję i natychmiastową weryfikację, a nie na audyt post factum.

Co powinieneś zrobić już teraz:

1. Weryfikacja systemów księgowych: Upewnij się, że używane oprogramowanie jest kompatybilne z KSeF i gotowe do integracji, zwłaszcza przed kwietniem 2026 roku.
2. Szkolenie personelu: Pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie i księgowość muszą znać nowe procedury, w tym zasady nadawania uprawnień w systemie KSeF.
3. Kontrola kontrahentów: Choć KSeF ułatwia weryfikację, nadal kluczowe jest sprawdzanie wiarygodności partnerów biznesowych, aby uniknąć udziału w nieświadomym procederze oszustwa.

Nowa era kontroli podatkowych jest już faktem. Rok 2025 pokazał, że precyzyjna analityka cyfrowa jest skuteczniejsza niż masowe działania. Pełne wdrożenie KSeF do 2027 roku ostatecznie zamknie drogę do nadużyć, jednocześnie oferując uczciwym firmom większą przewidywalność i mniejsze ryzyko nieuzasadnionych kontroli.