Koniec z fakturami w PDF wysyłanymi mailem i drukowanymi na papierze. Rząd przyjął przepisy, które wprowadzają obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), co stanowi jedną z największych rewolucji w polskim systemie podatkowym od lat. Od 2026 roku każda faktura wystawiona między przedsiębiorcami będzie musiała przejść przez centralny, rządowy system. Oznacza to, że urzędnicy skarbowi zyskają natychmiastowy wgląd w szczegóły każdej transakcji, jeszcze zanim firma złoży miesięczną czy kwartalną deklarację VAT. To fundamentalna zmiana, która da fiskusowi potężne narzędzie do kontroli i uszczelniania systemu podatkowego.
Dla przedsiębiorców to sygnał, że czas na przygotowania rozpoczął się już teraz. Wdrożenie KSeF będzie wymagało nie tylko zmiany przyzwyczajeń, ale często również inwestycji w nowe oprogramowanie lub dostosowanie obecnych systemów księgowych. Choć ustawodawca przewidział okresy przejściowe i czas na naukę bez kar, rewolucja jest nieunikniona i dotknie niemal każdą firmę w Polsce.
Kto i kiedy musi przejść na KSeF? Kluczowe terminy dla firm
Wdrożenie obowiązkowego KSeF zostało rozłożone na etapy, aby dać przedsiębiorcom czas na adaptację. Harmonogram jest jednak bardzo precyzyjny i nieubłagany. Jako pierwsi do nowego systemu będą musieli dołączyć najwięksi gracze na rynku.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF obejmie firmy, których roczna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła 200 milionów złotych. Zaledwie dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 roku, do systemu będą musiały dołączyć wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa będące czynnymi podatnikami VAT. Oznacza to, że wiosna 2026 roku będzie momentem przełomowym dla zdecydowanej większości polskich firm.
Ustawodawca przewidział jednak pewne ułatwienia dla najmniejszych podmiotów. Firmy zwolnione z VAT oraz te, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tysięcy złotych, będą mogły korzystać z okresu przejściowego i nie stosować KSeF aż do końca 2026 roku. To ukłon w stronę mikroprzedsiębiorców i osób, które mogą mieć trudności z cyfrowym wdrożeniem, jednak od 2027 roku obowiązek obejmie również ich.
Koniec z fakturami w PDF. Jak będzie wyglądać fakturowanie w praktyce?
Rewolucja KSeF oznacza całkowite odejście od dotychczasowych metod fakturowania. Faktury wysyłane w formie plików PDF czy skanów dokumentów papierowych przestaną być uznawane w obrocie gospodarczym między firmami. Każdy dokument będzie musiał zostać wystawiony i odebrany za pośrednictwem centralnej platformy rządowej. W praktyce oznacza to konieczność posiadania oprogramowania zintegrowanego z KSeF.
System wprowadza jednak kilka praktycznych rozwiązań. Jednym z nich jest możliwość wystawiania faktur w trybie offline. W sytuacji braku dostępu do internetu przedsiębiorca będzie mógł wygenerować fakturę z unikalnym kodem QR, a następnie będzie miał 24 godziny na jej wprowadzenie do systemu KSeF. To ważne ułatwienie dla firm działających w terenie. Co więcej, do e-faktury będzie można dołączyć załączniki, choć ich rozmiar będzie ograniczony. To pozwoli na przesyłanie dodatkowej dokumentacji, np. protokołów odbioru czy specyfikacji technicznych.
Nowością jest również opcjonalna możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla konsumentów (transakcje B2C). Przedsiębiorcy sami zdecydują, czy chcą oferować swoim klientom indywidualnym taką formę dokumentu sprzedaży.
Nowy obowiązek dla kupujących. Co to jest samoidentyfikacja?
KSeF to nie tylko zmiany dla sprzedawców, ale również nowe obowiązki po stronie nabywców. Przepisy wprowadzają mechanizm obowiązkowej samoidentyfikacji kupującego. Oznacza to, że podczas dokonywania zakupu na potrzeby firmowe, nabywca będzie musiał podać dane pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację w systemie.
Jeśli kupujący jest czynnym podatnikiem VAT, będzie zobowiązany do podania swojego numeru VAT. Natomiast jeśli nie jest podatnikiem VAT, ale dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, będzie musiał podać swój numer NIP. Sprzedawca będzie wprowadzał te dane do KSeF podczas wystawiania faktury, co pozwoli systemowi automatycznie powiązać transakcję z właściwym podmiotem.
Ten mechanizm ma na celu wyeliminowanie błędów w danych na fakturach oraz ułatwienie automatyzacji procesów księgowych i kontrolnych. Dla wielu drobnych przedsiębiorców, którzy dotąd nie zawsze podawali swoje dane przy mniejszych zakupach, będzie to istotna zmiana w codziennym funkcjonowaniu.
Rok na naukę bez kar. Rząd daje firmom czas na adaptację
Ministerstwo Finansów, świadome skali wprowadzanych zmian, zapowiedziało okres przejściowy, w którym firmy nie będą karane za ewentualne błędy. Do końca 2026 roku nie będą stosowane sankcje za niezgodność z przepisami dotyczącymi KSeF. To kluczowa informacja dla przedsiębiorców, która daje czas na spokojne wdrożenie nowych systemów, przeszkolenie pracowników i dostosowanie wewnętrznych procedur.
W tym okresie przejściowym nadal będzie można wystawiać faktury za pomocą kas fiskalnych, pod warunkiem podania na nich numeru NIP nabywcy. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku wejdzie w życie kolejny ważny obowiązek: wymóg podawania numeru identyfikacyjnego KSeF faktury podczas dokonywania płatności za nią. To ostatecznie domknie system i powiąże każdą płatność z konkretną fakturą w rządowej bazie danych.
Przedsiębiorcy powinni potraktować ten rok jako czas intensywnej nauki i testowania, a nie jako pretekst do odkładania zmian na ostatnią chwilę. Im wcześniej firma przygotuje się na rewolucję KSeF, tym płynniej przejdzie przez ten proces w 2026 roku.
