29 maja 2025 roku Ministerstwo Finansów planuje całkowite wyłączenie platformy e-dokumenty.mf.gov.pl na czas trwających 13 godzin prac serwisowych. Przerwa potrwa od 7:00 do 20:00 i będzie miała wpływ na wszystkich użytkowników systemu – od przedsiębiorców po księgowych i biura rachunkowe.
Choć resort tłumaczy decyzję koniecznością modernizacji, zakres i czas trwania niedostępności systemu może mieć poważne konsekwencje dla rozliczeń podatkowych.
Kluczowy system niedostępny w godzinach szczytu
Planowana przerwa przypada na cały dzień roboczy, co może poważnie zakłócić działanie firm i instytucji zobowiązanych do terminowego składania dokumentacji podatkowej. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że w godzinach od 7:00 do 20:00 nie będzie możliwe:
- składanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK),
- przesyłanie sprawozdań i deklaracji podatkowych,
- korzystanie z e-usług umożliwiających kontakt z urzędami skarbowymi.
Jak podaje resort, prace mają na celu poprawę komfortu użytkowników i modernizację infrastruktury IT. Jest to część rutynowych działań konserwacyjnych, jednak ze względu na ich rozmiar i długość, konieczne jest odpowiednie przygotowanie ze strony podatników.
Jakie dokumenty objęte są ograniczeniem?
W czasie niedostępności platformy e-dokumenty.mf.gov.pl, niemożliwe będzie przesyłanie szeregu kluczowych plików i sprawozdań. Ograniczenie obejmie m.in.:
- JPK_VAT – Jednolity Plik Kontrolny dla podatku od towarów i usług
- JPK_PD – plik dla podatku dochodowego
- JPK na żądanie – plik przesyłany na wezwanie organu podatkowego
- CUK – informacje o cenach transferowych
- ALK – sprawozdanie o lokalizacjach działalności
- ITP, ITP-Z – informacje o transakcjach z podmiotami powiązanymi
- PSP, DPI, SME – inne dokumenty sprawozdawcze i informacyjne
Oznacza to, że przedsiębiorcy i księgowi będą musieli przeorganizować harmonogramy swoich obowiązków i zaplanować przesyłanie dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem.
Potencjalne ryzyko dla podatników
Opóźnienie w złożeniu dokumentów podatkowych może mieć poważne konsekwencje finansowe. Dotyczy to zwłaszcza przypadków, gdy:
- termin składania dokumentów przypada właśnie na 29 maja,
- podatnik planował wysyłkę dokumentów w ostatniej chwili,
- księgowi i biura rachunkowe obsługują dużą liczbę klientów i mogą nie zdążyć z wysyłką przed przerwą.
W skrajnych przypadkach, niezłożenie dokumentów na czas może skutkować:
- naliczeniem odsetek za zwłokę,
- karami administracyjnymi,
- ryzykiem kontroli skarbowej.
Z tego względu Ministerstwo Finansów wyraźnie zaleca wcześniejsze przesłanie wszelkich dokumentów, które miałyby trafić do systemu w okolicach 29 maja. Szczególną ostrożność powinni zachować przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie lub miesięcznie – przerwa może zbiegać się z końcowymi terminami składania JPK i deklaracji VAT.
Co powinni zrobić księgowi i biura rachunkowe?
Biura rachunkowe i księgowi obsługujący wielu klientów muszą odpowiednio wcześniej zaplanować działania, by nie dopuścić do nagromadzenia obowiązków w dniach po przywróceniu systemu. Najlepsze praktyki obejmują:
- wcześniejsze rozliczenie klientów,
- przesunięcie wysyłki dokumentów na dzień lub dwa przed planowaną przerwą,
- informowanie klientów o potencjalnych opóźnieniach i ich skutkach.
Firmy korzystające z usług zewnętrznych doradców podatkowych powinny skontaktować się ze swoimi księgowymi, aby upewnić się, że przesyłka dokumentów zostanie zrealizowana najpóźniej do 28 maja.
Co po zakończeniu prac?
Zgodnie z zapowiedzią resortu, system ma zostać przywrócony do pełnej funkcjonalności o godzinie 20:00 tego samego dnia. Jednak użytkownicy powinni być przygotowani na zwiększone obciążenie platformy w pierwszych godzinach po przerwie.
W praktyce może to oznaczać:
- wolniejsze działanie systemu,
- problemy z kolejką wysyłkową dokumentów,
- możliwe komunikaty błędów przy próbie logowania lub transmisji danych.
Dlatego eksperci zalecają, by osoby, które nie zdążyły wysłać dokumentów przed 29 maja, nie czekały do ostatniej chwili i przesłały je jak najszybciej po przywróceniu działania systemu.
Perspektywa na przyszłość: więcej automatyzacji, ale i przerw
Warto zaznaczyć, że platforma e-dokumenty.mf.gov.pl to jeden z kluczowych filarów cyfryzacji administracji skarbowej w Polsce. Ministerstwo Finansów od lat inwestuje w jej rozwój i automatyzację, co przekłada się na:
- szybsze przetwarzanie danych,
- mniejszą liczbę błędów ludzkich,
- większą kontrolę nad terminowością sprawozdań.
Jednak każda tego typu platforma wymaga okresowej konserwacji. W związku z tym można się spodziewać, że podobne przerwy będą występować także w przyszłości, choć być może w krótszym i mniej uciążliwym zakresie.
Dlatego też warto wyrobić nawyk nieodkładania wysyłki dokumentów na ostatnią chwilę, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji w przypadku kolejnych planowanych (lub nieplanowanych) przestojów systemowych.
