Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja, która od 1 lutego 2026 roku zaskoczy nie tylko przedsiębiorców, ale także osoby prywatne. Jeśli wynajmujesz mieszkanie, nawet okazjonalnie i bez prowadzenia zarejestrowanej działalności gospodarczej, przygotuj się na znaczące zmiany. Przepisy, które pierwotnie miały wejść w życie w lipcu 2024 roku, po rocznym opóźnieniu, ostatecznie wymuszą na Tobie nowe, niespodziewane obowiązki. Nawet jeśli dziś nie posiadasz numeru NIP i nigdy nie wystawiałeś faktur, KSeF zmieni tę sytuację, wprowadzając Cię w świat obowiązkowej e-faktury. Okres przejściowy na adaptację potrwa od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku, po czym e-fakturowanie stanie się absolutnym standardem.
Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy także Ciebie?
Krajowy System e-Faktur to scentralizowana, ogólnopolska platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur w ujednoliconej formie elektronicznej. Zgodnie z ustawową definicją, faktura ustrukturyzowana to dokument „wystawiony przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. System ma objąć wszystkich podatników VAT, niezależnie od tego, czy są czynnymi podatnikami, czy korzystają ze zwolnienia. Właśnie ten drugi aspekt jest kluczowy dla osób prywatnie wynajmujących nieruchomości.
Jak zauważa portal Onet, właściciel wynajmujący mieszkanie jest w świetle prawa podatnikiem VAT, najczęściej zwolnionym z uwagi na cel mieszkaniowy wynajmu lub niskie limity przychodów. Doradca podatkowy Andrzej Nikończyk podkreśla, że „większość osób w tej sytuacji nie ma o tym pojęcia”. Dotychczas brak tej świadomości nie rodził żadnych konsekwencji, jednak KSeF radykalnie to zmieni, wprowadzając nowe zasady zarówno dla wystawiających, jak i odbiorców faktur, co bezpośrednio wpłynie na prywatnych wynajmujących.
KSeF dla wynajmujących: Plusy i ukryte minusy rewolucji
Choć KSeF może wydawać się zbędną komplikacją dla osób fizycznych wynajmujących mieszkania, system ten oferuje również pewne korzyści. Do głównych plusów zalicza się bezpieczeństwo przechowywania faktur – wszystkie dokumenty będą archiwizowane w centralnym systemie przez 10 lat, eliminując ryzyko ich zgubienia. System zapewni również porządek w dokumentach, gromadząc wszystkie faktury (zarówno wystawione, jak i otrzymane) w jednym, łatwo dostępnym miejscu online. Dodatkowo, KSeF ma na celu automatyzację obiegu i archiwizacji dokumentów, co w dłuższej perspektywie może uprościć administrację.
Z drugiej strony, rewolucja KSeF wiąże się z konkretnymi minusami dla wynajmujących. Największym wyzwaniem jest konieczność zrozumienia niełatwych przepisów podatkowych i związana z tym potrzeba uzyskania Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). Dla wielu osób, które nigdy nie prowadziły działalności, będzie to zupełnie nowy obowiązek. Dodatkowo, wiąże się to z większą biurokracją, ponieważ rejestracja w urzędzie skarbowym jako podatnik VAT zwolniony może być dla niektórych uciążliwa i czasochłonna.
Kiedy NIP stanie się obowiązkowy? Dwie kluczowe sytuacje
Problemy dla osób bez NIP pojawią się w dwóch sytuacjach, które będą wymagały posiadania tego numeru. Pierwsza to konieczność wystawienia faktury. Choć rzadsza w przypadku prywatnego wynajmu, może się zdarzyć. Znacznie częściej i co ważniejsze, NIP będzie potrzebny, gdy trzeba będzie fakturę odebrać. To dotyczy praktycznie wszystkich wynajmujących, którzy płacą za media, takie jak prąd, gaz czy wodę, a dostawcy wystawiają na nich faktury.
Jak tłumaczy doradca podatkowy Andrzej Nikończyk, „wynajmujący powinien więc poinformować sprzedawcę, że kupuje np. prąd jako podatnik VAT (zwolniony). Poinformowanie sprzedawcy polega na podaniu NIP”. Oznacza to, że aby móc odbierać faktury za media w systemie KSeF, konieczne będzie zarejestrowanie się w urzędzie skarbowym i uzyskanie numeru NIP jako podatnik VAT zwolniony. Jest to zmiana o fundamentalnym znaczeniu dla zarządzania domowymi finansami i dokumentacją.
Brak NIP-u: Co grozi i co musisz zrobić już teraz?
Co się stanie, jeśli nie posiadasz numeru NIP i nie podasz go na przykład swojemu dostawcy energii elektrycznej? Na szczęście, na ten moment przepisy nie przewidują bezpośrednich kar za brak NIP-u w kontekście odbioru faktur dla osób prywatnych. Doradczyni podatkowa Magdalena Jaworska zauważa, że „jeśli nabywca nie posiada NIP, nie posługuje się tym numerem i tym samym nie dostarczy go sprzedawcy, to wówczas sprzedawca zapewnia dostęp do faktury poza KSeF”. Oznacza to, że faktura zostanie wystawiona w inny sposób, np. papierowo lub w formie PDF poza systemem.
Mimo braku natychmiastowych sankcji, posiadanie NIP-u i odbieranie e-faktur przez KSeF stanie się od 1 lutego 2026 roku obowiązkiem prawnym. Brak NIP-u będzie technicznym naruszeniem przepisów, choć bez bezpośrednich konsekwencji finansowych. Należy jednak pamiętać, że przepisy mogą ewoluować, a dostosowanie się do nowych wymagań zawczasu pozwoli uniknąć ewentualnych problemów w przyszłości. Warto już teraz zapoznać się z procedurami uzyskania NIP i przygotować się na nadchodzące zmiany, aby rewolucja KSeF nie zaskoczyła Cię w najmniej odpowiednim momencie.
