Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) niedawno przeprowadziła kontrolę w celu oceny zgodności z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej w Polsce. Badano różne aspekty, w tym czy pracodawcy pokrywają koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy poza biurem.
Od 7 kwietnia 2023 r. przepisy dotyczące pracy zdalnej stały się integralną częścią polskiego systemu prawnego, stając się trwałym rozwiązaniem, a nie tylko tymczasowym środkiem stosowanym w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak epidemia COVID-19. Nowelizacja Kodeksu pracy umożliwiła trzy różne formy pracy zdalnej: „właściwą/systemową” pracę zdalną, wykonywaną całkowicie lub częściowo poza miejscem pracy, zatwierdzoną przez pracodawcę; pracę zdalną na jednostronne polecenie pracodawcy, wykonywaną na czas określony z obiektywnych, losowych i pracodawcy niezależnych przyczyn; oraz okazjonalną pracę zdalną, która może być realizowana maksymalnie przez 24 dni w roku na wniosek pracownika.
Rodzaj pracy zdalnej wpływa na konieczność opracowania odpowiednich dokumentów w firmie. Ponadto pracodawca zobowiązany jest do poniesienia różnych kosztów związanych z pracą zdalną oraz zapewnienia pracownikowi niezbędnych szkoleń i wsparcia technicznego. Prawidłowe wypełnienie tych obowiązków podlega kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza kontrole dot. pracy zdalnej
Państwowa Inspekcja Pracy prowadzi inspekcje dotyczące pracy zdalnej i skorzystała z tej możliwości, przeprowadzając 248 kontroli wśród pracodawców, sprawdzając wdrożenie pracy zdalnej. Z danych dostarczonych przez Departament Planowania, Analiz i Statystyki Głównego Inspektoratu Pracy na żądanie firmy Grant Thornton, wynika, że od 7 kwietnia 2023 r., kiedy to wprowadzono pracę zdalną, inspektorzy PIP skontrolowali niemal 250 podmiotów pod kątem prawidłowego wdrożenia tego rodzaju pracy przez pracodawców. Inspektorzy oceniali zgodność z przepisami wewnętrznozakładowymi oraz dokumentację związaną z pracą zdalną, a także sprawdzali, czy pracodawcy wypełniają obowiązki informacyjne wobec pracowników, związane z wszelkimi wymaganiami formalnymi. Należy jednak zaznaczyć, że inspektorzy PIP nie oceniają uzasadnienia odmów pracy w trybie zdalnym, ani nie mają uprawnień do kontroli pracy zdalnej w domach pracowników, co stanowiło przedmiot zainteresowania pracodawców.
Według danych zebranych przez Główny Inspektorat Pracy, spośród 248 przeprowadzonych kontroli, aż 149, czyli 60%, wykazało nieprawidłowości we wdrożeniu przepisów dotyczących pracy zdalnej przez pracodawców. W 99 przypadkach nie stwierdzono żadnych uchybień podczas kontroli.
W trakcie takich kontroli przedstawienie dokumentacji związanej z uzgodnieniem pracy zdalnej, takiej jak regulamin pracy zdalnej lub porozumienie (zbiorowe lub indywidualne), a także dodatkowe dokumenty zgodne z Kodeksem pracy (dotyczące BHP, bezpieczeństwa, ochrony informacji, w tym danych osobowych) oraz stosowne oświadczenia pracowników wykonujących pracę zdalną, jest niezbędne. W tym obszarze stwierdzono jednak nieprawidłowości.
W większości miejsc poddanych kontroli stwierdzono niedociągnięcia
Podczas kontroli wykryto naruszenia w zakresie obowiązku przekazania pracownikowi, z którym uzgodniono pracę zdalną podczas zatrudnienia lub któremu wydano polecenie pracy zdalnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia tej formy zatrudnienia. Brak było informacji dotyczących sposobu wykonywania pracy zdalnej, nie odebrano oświadczenia od pracownika potwierdzającego, że w miejscu uzgodnionym z pracodawcą zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki, brak było informacji o zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego, a także zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, oraz zobowiązania do przestrzegania tych zasad. Naruszono również obowiązek pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej.
Pracodawcy również borykają się z trudnościami związanymi z pracą zdalną
Ich obawy dotyczą sporządzenia dodatkowych (a jednocześnie obowiązkowych) dokumentów niezbędnych do prawidłowego wdrożenia pracy zdalnej, takich jak regulamin czy porozumienie indywidualne, zwłaszcza w mniejszych zakładach pracy. Ponadto, mają kłopoty z przestrzeganiem przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, opracowaniem oceny ryzyka zawodowego, zwłaszcza jeśli chodzi o kontrolę pracownika organizującego miejsce pracy zgodnie z instrukcjami od pracodawcy. Pojawiają się również trudności w określeniu kwoty kosztów lub ryczałtu związanego z pokryciem niezbędnych wydatków związanych z pracą zdalną, dostosowaniem organizacji pracy do trybu zdalnego, włączając kwestie sprzętowe i równego traktowania. Dodatkowo, pracodawcy muszą zweryfikować zakres stosownych oświadczeń, a także przygotować lub zaktualizować odpowiednie procedury związane z pracą zdalną, takie jak procedury ochrony danych osobowych. Istnieje potrzeba poszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia lub dostarczenia dodatkowych niezbędnych informacji pracownikom pracującym zdalnie.
Według informacji przekazanych przez Grant Thornton za pośrednictwem Głównego Inspektoratu Pracy, w przypadku podmiotów, u których stwierdzono niedociągnięcia, zastosowano wyłącznie tzw. środki oddziaływania wychowawczego, nie nałożono żadnych kar grzywny.
