Nowe wymogi dla stanowiska komputerowego z wykorzystaniem systemów przenośnych przy pracy zdalnej

Do 17 maja jest czas, aby dostosować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe do wymogów wprowadzonych nowelizacją rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. W zmienionym rozporządzeniu nie wyodrębniono w żaden sposób pracy zdalnej, a zatem stanowiska pracy zdalnej muszą być także urządzone w sposób wymagany zasadami BHP i ergonomii.

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Oświadczenie pracownika z zakresu BHP

W odniesieniu do pracy zdalnej ustawodawca w art. 67³¹ par. 1 kodeksu pracy wyłącza obowiązek stosowania pewnych przepisów z zakresu BHP. Wyłączenie to nie obejmuje jednak wymagań:

• BHP oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe,
• dotyczących organizacji pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Poza tym, zgodnie z prawem, osoba kierująca pracownikami nie organizuje stanowiska pracy zdalnej zgodnie z przepisami i zasadami BHP.

Ważne: Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej powinno być poprzedzone i uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. To pracownik sam organizuje sobie stanowiska pracy zdalnej uwzględniając zasady ergonomii (art. 67³¹ par. 7 i 8 kodeksu pracy).

Przykład: Pracownik złożył w połowie 2023 r. oświadczenie, że stanowisko pracy zdalnej zorganizowane jest m. in. z zapewnieniem wymogów stawianych w rozporządzeniu.

Przepisy nie narzucają wprost obowiązku pobrania ponownie takiego oświadczenia po zmianie rozporządzenia. Takie rozwiązanie powinno jednak zostać zastosowane dla pełnej jasności zgodności wyposażenia stanowiska z nowymi regulacjami. Jest to szczególnie istotne w związku z całkiem nowymi przepisami dotyczącymi wymogów BHP przy pracy z użyciem systemów przenośnych. Trudno by pracownik w połowie 2023 r. oświadczając o zgodności stanowiska pracy z wymogami BHP mógł ocenić tę zgodność w oparciu nieistniejące wówczas jeszcze przepisy.

Systemy przenośne

Praca zdalna wykonywana jest często z użyciem komputerowego sprzętu przenośnego – laptopa.  Istotne w związku z tym staje się to, że w nowych regulacjach wskazuje się, iż w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika,
• dodatkową klawiaturę,
• mysz.

Jest to obowiązkowe wyposażenie każdego stanowiska pracy – w tym takiego, na którym praca wykonywana jest zdalnie przy użyciu systemu przenośnego wykonywana przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Ważne: Używanie systemu przenośnego  przez połowę wymiaru czasu pracy oznacza wykonywanie takiej pracy przez co najmniej połowę pełnego wymiaru czasu pracy dziennie. Nie odnosimy się tutaj do wymiaru etatu, w jakim zatrudniony jest pracownik.

Powstaje zasadnicze pytanie, czy pracodawca musi przedmioty te przekazać każdemu zdalnie pracującemu pracownikowi. Jeżeli pracownik złoży oświadczenie, że stanowisko jest prawidłowo wyposażone, to konieczności takiej nie ma (pamiętać należy przy tym o możliwości dokonywania przez pracodawcę kontroli pracy zdalnej m. in. w zakresie BHP – art. 67²⁸ kodeksu pracy). W przypadku jednak, gdy pracownik zwróci się o zapewnienie takiego wyposażanie, konieczne będzie zrealizowanie tego przez pracodawcę.

Należy poruszyć również kwestię ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za pracę zdalną stanowiących bardzo częsty (można powiedzieć, że standardowy) sposób rozliczania kosztów pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Skoro do tej pory do koniecznych narzędzi pracy przy stanowisku pracy zdalnej z laptopem nie należały te, które zmieniony załącznik do rozporządzenia obecnie wymienia i pracownik nie miałby ich zapewnionych przez pracodawcę, to dotychczasowy ekwiwalent (ryczałt) powinien zostać zmodyfikowany, gdyż uwzględniać powinien zużycie także tego nowego sprzętu.

Przedsiębiorca jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy – zapraszamy do kontaktu!

Podstawa prawna:

• art. 67¹⁹, 67²⁴, 67³¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465)
• par. 2, 3 i załącznik rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r., Nr 148, poz. 973)