Korzystając z usług instytucji finansowych, w tym przede wszystkim z usług oferowanych przez banki można spotkać się z dokonywaniem kopii dowodów tożsamości. Dzieje się tak przede wszystkim podczas zawierania umów na różnego rodzaju usług typu umowa pożyczki, otwarcie nowego rachunku bankowego etc. Kopie dowodów tożsamości wykonują równie często inne instytucje finansowe takie jak fundusze inwestycyjne bądź fundusze powiernicze.
Podstawa prawa wykonywania kopii dowodów tożsamości
Jako podstawę prawna wykonywania kopii dowodów tożsamości banki wskazują przepisy ustawy z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Powołują się dokładnie na art. 34 ust. 4 ustawy, zgodnie z którym instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Aby móc skutecznie stosować środki bezpieczeństwa przewidziane ustawą instytucje finansowe obowiązane są do przeprowadzenia oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Ważne: Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, art. 34 ust. 4 wyżej wskazanej ustawy nie umożliwia kopiowania dowodów tożsamości w każdej sytuacji.
Przykład: Od klienta, chcącego dokonać zastrzeżenia zgubionej karty kredytowej i jednocześnie chcącego złożyć wniosek o wydanie nowej karty, pracownik banku pobiera dowód osobisty celem wykonania jego kopii. Takie działanie banku pozostaje nieuprawnione, ponieważ w takiej sytuacji wystarczającym będzie wyłącznie okazanie dowodu tożsamości.
Dokonywanie ksero dokumentów nie przy każdej czynności
Ustawa Prawo bankowe z 29 sierpnia 1997 r. w art. 112b określa podstawę przetwarzania przez banki danych osobowych. Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Przepis ten wskazuje więc na podstawę prawną przetwarzania przez banki danych zawartych w dokumentach tożsamości, natomiast nie wyraża on bezpośrednio zgody na dokonywanie kopii dokumentów.
Ważne: Zgodnie z dyspozycją art. 112b Prawa bankowego, banki uprawnione są do przetwarzania wszystkich danych zawartych w dokumentach tożsamości. Nie oznacza to bezpośredniego pozwolenia na dokonywanie kopii dokumentów w każdej sytuacji.
Przykład: Klient udał się do banku w celu weryfikacji swojej zdolności kredytowej. Na miejscu wykonano kopię jego dowodu tożsamości, co stanowi naruszenie art. 5 RODO i pozostaje nieuzasadnione.
Instytucje finansowe jako administratorzy danych osobowych w świetle RODO
Instytucje finansowe pozostają administratorami danych osobowych, tym samym obowiązane są do przestrzegania przepisów RODO. Aby móc skutecznie wykonywać kopię dokumentów tożsamości obowiązane są do oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu i jednocześnie dokonać oceny, czy przetwarzanie danych osobowych osoby fizycznej jest niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu. W przeciwnym wypadku może dojść do naruszenia zasady ograniczenia celu i minimalizacji danych zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b i c RODO. Oznacza to, że dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych i prawnie uzasadnionych celach, a ponadto muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do celu w którym są przetwarzane.
Ważne: Uzasadnione może być spisywanie danych z dokumentu tożsamości, ale nie robienie ich kopii, w sytuacji w której zastosowania nie odnajduje art. 34 ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Niniejszy artykuł stanowi formę porady prawnej pro bono i ma na celu edukację prawną obywateli RP. Artykuł ten nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Czytelniku, pamiętaj, że artykuł ten nie zastąpi standardowej porady prawnej. W przypadku pojawienia się problemu prawnego o podobnym charakterze lub z innej dziedziny prawa zapraszamy do skorzystania z naszych usług prawnych.
Nasza Kancelaria świadczy usługi prawne w zakresie każdej dziedziny prawnej. Jeśli poszukujecie Państwo prawnika, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią pod nr tel. 579636527, lub poprzez formularz kontaktowy, jaki znajduje się na naszej stronie głównej.
Świadczymy usługi prawne również drogą online. Informujemy, że porady prawne nie są udzielane pro bono.
Opracowano przez: Zespół LEGA ARTIS
Polecamy inne nasze publikacje w zakresie zmian prawnych. Aby wejść w zakładkę „Prawo co dnia” kliknij poniższy obrazek.
Podstawa prawna:
- art. 34 ust. 4 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 593 ze zm.)
- art. 112b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 2439 ze zm.)
- art. 5 ust. 1 lit. b, e rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
