Polska administracja skarbowa przeszła w ostatnich latach gruntowną transformację, której efekty w 2026 roku są widoczne w twardych danych finansowych. Jak wynika z najnowszego raportu „Kontrole pod kontrolą. Praktyka KAS 2022-2025”, przygotowanego przez Kancelarię Tomczykowski Tomczykowska, Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) niemal całkowicie odeszła od masowych, przypadkowych kontroli na rzecz precyzyjnych uderzeń analitycznych. Efekt jest uderzający: choć liczba wizyt inspektorów w siedzibach firm spadła, to kwota średniego doszacowania na jedną kontrolę wzrosła do poziomu 175 tys. zł. To dwukrotnie więcej niż jeszcze dwa lata temu, co pokazuje, że urzędnicy nie szukają już błędów po omacku – oni przychodzą z gotową listą nieprawidłowości, które wcześniej wyłowiły algorytmy.
Kluczem do zrozumienia tej zmiany jest postępująca cyfryzacja systemu podatkowego. W 2026 roku, po pełnym wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), fiskus zyskał wgląd w transakcje gospodarcze w czasie rzeczywistym. Dzięki danym z JPK oraz KSeF, analitycy KAS są w stanie zidentyfikować rozbieżności między deklaracjami a faktycznymi przepływami pieniężnymi bez wychodzenia z biura. Skuteczność typowania do kontroli celno-skarbowych osiągnęła rekordowy poziom 98 proc., co w praktyce oznacza, że wszczęcie postępowania niemal zawsze kończy się stwierdzeniem zaległości podatkowych. Dla przedsiębiorców oznacza to koniec ery „liczenia na szczęście” – dziś bezpieczeństwo podatkowe zależy wyłącznie od rzetelności dokumentacji i spójności danych raportowanych cyfrowo.
Cyfrowy fiskus widzi więcej. Dlaczego liczba kontroli spada, a wpływy rosną
Statystyki za 2025 rok nie pozostawiają złudzeń co do kierunku, w jakim zmierza polska skarbówka. Liczba najcięższych postępowań, czyli kontroli celno-skarbowych, spadła o 27 proc. (z 7 043 do 5 126), jednak łączna kwota ustaleń wzrosła o blisko połowę, osiągając pułap 6,52 mld zł. Ten paradoks statystyczny wyjaśnia nowa filozofia działania KAS. Organ podatkowy nie jest już instytucją śledczą w tradycyjnym sensie, lecz organem dokumentującym błędy wykryte przez systemy Big Data. Jak zauważają eksperci, kontrolerzy pojawiają się w firmie zazwyczaj wtedy, gdy mają już niemal pełny obraz nieprawidłowości, a wizyta służy jedynie formalnemu potwierdzeniu udziału podatnika w procederze.
W 2026 roku systemy analityczne KAS potrafią automatycznie łączyć fakty, które dawniej wymagały wielomiesięcznej pracy operacyjnej. Algorytmy porównują marże w danej branży, weryfikują historię podatkową kontrahentów oraz analizują czas wystawiania faktur. Szczególną uwagę przyciągają tzw. „puste faktury”. W ubiegłym roku fiskus wykrył ich aż 377 tysięcy o łącznej wartości przekraczającej 10,9 mld zł. To najwyższy wynik od lat, który pokazuje, że cyfrowe sito staje się coraz szczelniejsze. Dla firm oznacza to, że każda pomyłka w raportowaniu JPK czy KSeF jest natychmiast widoczna na „radarze” urzędu, co drastycznie skraca czas reakcji organów.
5 branż pod szczególnym nadzorem. Kto musi zachować czujność
Mimo powszechnej cyfryzacji, KAS wciąż utrzymuje listę sektorów gospodarki, które ze względu na swoją specyfikę są kontrolowane częściej niż inne. Na szczycie tej listy od lat znajdują się e-commerce, budownictwo, gastronomia, usługi kosmetyczne oraz warsztaty samochodowe. Wspólnym mianownikiem tych branż jest wysoki udział transakcji gotówkowych oraz rozproszona struktura sprzedaży, co zdaniem fiskusa sprzyja ukrywaniu przychodów lub zaniżaniu podstawy opodatkowania. W sektorze budowlanym dodatkowym czynnikiem ryzyka jest skomplikowany łańcuch poddostawców, w którym często dochodzi do nadużyć w obszarze podatku VAT.
W przypadku gastronomii i usług kosmetycznych, KAS koncentruje się na analizie danych z kas fiskalnych online w zestawieniu z kosztami stałymi lokalu. Jeśli raportowane przychody są nieproporcjonalnie niskie w stosunku do kosztów najmu czy zatrudnienia, system automatycznie generuje alert. Z kolei w branży e-commerce urzędnicy kładą nacisk na weryfikację handlu transgranicznego oraz spójność stanów magazynowych z raportowaną sprzedażą. Każdy przedsiębiorca działający w tych sektorach musi liczyć się z tym, że jego profil ryzyka jest systemowo podwyższony, co wymaga szczególnej dbałości o czystość rozliczeń i posiadanie kompletu dowodów na każdą przeprowadzoną transakcję.
Nowe priorytety: Ceny transferowe i podatek u źródła (WHT)
Choć VAT pozostaje głównym źródłem wpływów z kontroli, fiskus odkrył nowe, niezwykle zyskowne obszary: ceny transferowe oraz podatek u źródła (WHT). To tutaj padają rekordowe kwoty doszacowań. W 2025 roku kontrole cen transferowych przeprowadzono u zaledwie 237 podatników, ale łączna kwota ustaleń wyniosła blisko 890 mln zł. Oznacza to, że przeciętne doszacowanie w tym obszarze jest wielokrotnie wyższe niż w przypadku standardowych kontroli VAT. Skarbówka powołała w tym celu specjalistyczne jednostki, takie jak Centrum Kompetencyjne ds. Zwalczania Agresywnego Planowania Podatkowego, które skupiają się na dużych grupach kapitałowych.
Równie ryzykownym obszarem stał się podatek u źródła (WHT). Kontrole w tym zakresie dotyczą płatności zagranicznych, takich jak dywidendy czy odsetki. Fiskus z niezwykłą skrupulatnością bada status „rzeczywistego właściciela” (beneficial owner) płatności. Jeśli urząd uzna, że zagraniczny kontrahent był jedynie pośrednikiem, polska firma może zostać zmuszona do zapłaty zaległego podatku wraz z wysokimi odsetkami. Co istotne, postępowania w obszarze WHT są wyjątkowo długotrwałe – średnio trwają 4 lata, a wraz z procesami sądowymi mogą ciągnąć się nawet dekadę. To oznacza, że błąd popełniony dziś może stać się finansowym ciężarem dla firmy za 10 lat.
Warszawa jako centrum operacyjne fiskusa
Specyfika polskiego rynku sprawia, że działania kontrolne KAS w dużej mierze koncentrują się na Mazowszu. Warszawa, skupiająca blisko jedną czwartą wszystkich podmiotów gospodarczych w kraju, jest naturalnym celem dla Izby Administracji Skarbowej. To tutaj swoje siedziby mają największe międzynarodowe korporacje, co sprawia, że Mazowiecki Urząd Celno-Skarbowy przoduje w statystykach dotyczących cen transferowych i WHT. Udział mazowieckich urzędów w ogólnopolskiej kwocie ustaleń regularnie przekracza 25 proc., co czyni stolicę najbardziej wymagającym rynkiem pod względem dyscypliny podatkowej.
Dla firm działających w Warszawie oznacza to nie tylko większe prawdopodobieństwo kontroli, ale też kontakt z najlepiej wyszkoloną kadrą urzędniczą. Stołeczne urzędy dysponują najnowocześniejszymi narzędziami analitycznymi i jako pierwsze wdrażają nowe wytyczne Szefa KAS. Przedsiębiorcy ze stolicy, szczególnie ci z branż wysokiego ryzyka oraz podmioty powiązane kapitałowo, powinni traktować audyty podatkowe nie jako ewentualność, ale jako stały element zarządzania ryzykiem w firmie.
Jak przygotować firmę na nowe zasady kontroli? Praktyczna checklisty
W obliczu 98-procentowej skuteczności fiskusa, strategia obrony musi opierać się na prewencji. Oto kluczowe kroki, które każdy przedsiębiorca powinien podjąć w 2026 roku:
- Weryfikacja spójności w KSeF: Od 1 kwietnia 2026 roku e-faktury są standardem. Każda rozbieżność między fakturą a deklaracją VAT jest wykrywana natychmiast. Należy regularnie uzgadniać rejestry wewnętrzne z danymi w systemie rządowym.
- Audyt cen transferowych: Jeśli Twoja firma dokonuje transakcji z podmiotami powiązanymi, dokumentacja musi być nie tylko kompletna, ale i rynkowa. Fiskus dysponuje bazami danych, które pozwalają mu szybko zweryfikować, czy ceny nie odbiegają od standardów.
- Archiwizacja dowodów „należytej staranności”: W przypadku podatku WHT i VAT, samo posiadanie faktury to za mało. Należy gromadzić dowody na to, że sprawdziliśmy kontrahenta (wydruki z białej listy, potwierdzenia statusu rezydencji podatkowej).
- Przegląd procedur gotówkowych: W branżach takich jak gastronomia czy usługi, kluczowe jest zapewnienie pełnej zgodności raportów z kas fiskalnych ze stanem faktycznym. Fiskus coraz częściej stosuje tzw. „nabycia sprawdzające”.
- Szybka reakcja na zapytania: Jeśli otrzymasz pismo z urzędu (np. w trybie czynności sprawdzających), nie odpowiadaj bez konsultacji z doradcą. Pierwsze wyjaśnienia często determinują dalszy bieg postępowania i mogą zamknąć drogę do skutecznej obrony.
Rok 2026 to czas, w którym technologia ostatecznie przeważyła szalę na korzyść administracji skarbowej. Średnie doszacowanie na poziomie 175 tys. zł to sygnał ostrzegawczy, że błędy podatkowe stają się coraz droższe. Jedyną skuteczną metodą ochrony przed dotkliwymi skutkami kontroli jest dziś pełna transparentność i cyfrowa dyscyplina w raportowaniu danych do KAS.
Obserwuj nas w Google News
