W wielu regionach polski samorządy lokalne napotykają na trudności związane z brakiem skutecznej segregacji odpadów przez mieszkańców. Gminy w związku z występującym problem nakładają zwiększone opłaty na osoby, które nie przestrzegają zasad segregacji. Takie decyzje jednak wywołują liczne żądania obywateli dostępu do dokumentów, co negatywnie wpływa na efektywność pracy. Urzędy zastanawiają się teraz, w jakim zakresie powinny umożliwić taki dostęp, aby zachować odpowiednią równowagę. W niniejszej publikacji postawmy się wyjaśnić jakie prawa posiada obywatel w toku postępowania administracyjnego oraz odpowiemy na pytanie, czy rząd posiada prawo do odmowy udostępnienia akt sprawy.
W postępowaniach związanych z opłatami za gospodarowanie odpadami komunalnymi obowiązują przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.; dalej: o.p.). W kwestii dostępu do dokumentów zawierających dowody, o.p. wprowadza przepisy zbliżone do tych zawartych w ustawie z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.; dalej: k.p.a.). W obu przypadkach obowiązuje zatem podobny schemat działania organu. Zgodnie z tym schematem, strona postępowania ma prawo przeglądu akt sprawy, sporządzania notatek, uzyskiwania odpisów oraz kopii. Prawo to przysługuje także po zakończeniu postępowania. Te czynności mogą być wykonane w siedzibie organu prowadzącego sprawę lub za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, po wcześniejszym odpowiednim uwierzytelnieniu strony. Ważne jest, że prawo do wglądu w akta sprawy, co za tym idzie możliwość odniesienia się przez stronę do zgromadzonego przez organ dowodowego materiału, stanowi realizację jednej z głównych zasad postępowań administracyjnych, a mianowicie zasady aktywnego uczestnictwa strony. Ograniczenie tego prawa przez organ może prowadzić do naruszenia wspomnianej zasady. Niemniej jednak, jak wynika z rocznych sprawozdań przedstawianych przez samorządowe kolegia odwoławcze, naruszenia zasad postępowania administracyjnego oraz podatkowego stanowią jedną z najczęstszych przyczyn unieważniania decyzji wydawanych przez organy jednostek samorządu terytorialnego.
Odmowa tylko incydentalnie
W myśl obowiązujących przepisów istnieje możliwość ograniczenia uprawnień strony do uzyskania dostępu do dokumentów zawartych w aktach sprawy. Zgodnie z art. 179 ustęp 1 Ordynacji podatkowej oraz artykułem 74 ustęp 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, organ ma prawo odmówić stronie dostępu do dokumentów, które, chociaż znajdują się w aktach danej sprawy, zawierają jednocześnie poufne informacje. W przypadku postępowań podatkowych chodzi tu o informacje poufne, tajne i ściśle tajne, natomiast w kontekście postępowań administracyjnych dotyczy to tylko informacji o klauzulach tajnych i ściśle tajnych. Ponadto, organ może ograniczyć dostęp do innych dokumentów ze względu na interes publiczny lub ważny interes państwowy. Zatem istnieje pewna swoboda oceny, choć organ powinien starannie korzystać z uprawnienia do ograniczania dostępu do akt, aby nie narażać na wątpliwość decyzji podjętych w toku postępowań. Na przykład, instytucja tajemnicy prawnie chronionej, szczególnie widoczna w postępowaniach podatkowych, niekoniecznie może być uznana za wystarczający interes publiczny uzasadniający wyłączenie jawności akt dla stron.
Należy również w tym miejscu przypomnieć, że każde prowadzone postępowanie administracyjne wiąże się z prawnie chronionymi tajemnicami. Jednakże to nie zwalnia organów administracyjnych od rzetelnego prowadzenia procesu i budowania zaufania obywateli do administracji. Zatem jeśli urzędnik stwierdzi, że organ nie ma możliwości przedstawienia dowodów służących do nałożenia kary, to jego działanie będzie bezpodstawne. Nie istnieje również podstawa do utajnienia tych dokumentów z powodu występowania w nich danych osób trzecich.
Dane osób trzecich do anonimizacji
W przypadku, gdy organ w trakcie rozpatrywania jednej sprawy korzysta z dowodów pochodzących z innych spraw, co jest dopuszczalne, może zamiast całkowicie ukrywać te materiały przed stroną, zanonimizować pewne ich fragmenty. W orzecznictwie, jak na przykład w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 24 maja 2023 r. (sygn. akt I SA/Ol 375/22), ustalono, że wyłączenie pewnych dowodów z akt sprawy podatkowej na podstawie art. 179 ustęp 1 Ordynacji podatkowej, przy równoczesnym dołączeniu zanonimizowanych, uwierzytelnionych kopii do akt, nie narusza zasady aktywnego udziału strony. Kluczowe jest, aby zanonimizowanie miało uzasadnienie, np. dotyczyło wyłącznie informacji o osobach trzecich zaangażowanych w inny postępowanie. Ponadto, strona w trakcie postępowania musi mieć możliwość wglądu do tych zanonimizowanych kopii.
W sytuacji, gdy niemożliwe jest uniknięcie wyłączenia dostępu strony do pewnego dokumentu, istotne dla organu może być to, na jakim etapie postępowania odmawia się dostępu do części akt. Na przykład, Sąd Administracyjny w wyroku z 19 kwietnia 2023 r. (sygn. akt III OSK 2084/21) zauważył, że jeśli odmowa dostępu do dokumentów w toku postępowania administracyjnego ma miejsce podczas wyjaśnień w sprawie, organ powinien wydać w tej kwestii postanowienie, przeciw któremu strona może złożyć zażalenie – w przypadku organów jednostek samorządu terytorialnego będzie to zażalenie rozpatrywane przez samorządowe kolegia odwoławcze. Natomiast jeśli odmowa dostępu strony do całego aktu sprawy ma miejsce w momencie, gdy strona ma prawo do wypowiedzenia się na temat zebranych dowodów i materiałów przed wydaniem decyzji, to tę odmowę można podnieść jako zarzut organu w odwołaniu od wydanej przez niego decyzji.
Drogi czytelniku przypominamy, że wszystkie sprawy prawne w tym sprawa, o jakiej piszemy, potrafią być zawiłe i często wymagają uzyskania pomocy prawnika. Warto przed podjęcie kraków prawnych zawsze omówić je z prawnikiem.
Skontaktuj się z nami już teraz. Przeanalizujemy Twoją sprawę i sprawdzimy dokładnie, co da się zrobić w Twojej sprawie. Nasi eksperci pomogli już niejednemu klientowi, który myślał, że jest już w sytuacji bez wyjścia.
Napisz do nas lub zadzwoń już teraz.
☎️ 579-636-527
Podstawa prawna
- art. 178–179, art. 200 ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.)
- art. 10, art. 73–74 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.).
