RODO we wspólnocie mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa przetwarza dane osobowe właścicieli lokali. Wspólnotę mieszkaniową zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Wspólnocie mieszkaniowej przysługuje prawo do nabywania oraz zaciągania zobowiązań, a także pozywania i bycia pozywaną.

Podstawa przetwarzania danych osobowych

Aby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, koniecznym jest wystąpienie jednej z przesłanek określonych w art. 6 RODO, mianowicie:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez wspólnotę,
• przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonywania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy,
• przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na wspólnocie,
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą,
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej wspólnocie,
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez wspólnotę lub osobę trzecią.

Wspólnota mieszkaniowa przetwarza co do zasady dane osobowe z uwagi na ich niezbędność do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na wspólnotach mieszkaniowych, a wynikających z ustawy o własności lokali oraz kodeksu cywilnego (do którego art. 1 ust. 2 ustawy o własności lokali odsyła w sprawach nieuregulowanych ustawą).

Ważne: Przykładem danych osobowych przetwarzanych przez wspólnoty mieszkaniowe są numery lokali mieszkalnych oraz numery telefonów właścicieli lokali.

Informacja o zadłużeniu a RODO

Mając na uwadze fakt, że wspólnota mieszkaniowa może być stroną postępowania, zadłużenie jednego z członków wspólnoty mieszkaniowej ma wpływ na sytuację pozostałych członków. Członkowie wspólnoty mieszkaniowej mają prawo do zapoznania się z aktualnym saldem zadłużenia wspólnoty, jak również przyczyną i podstawą jego wysokości. Prawo kontroli właściciela lokalu określone zostało w art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali, jednocześnie wedle art. 16 ust. 1 ustawy, jeżeli właściciel nieruchomości zalega długotrwale z zapłatą należnych opłat, to wspólnota mieszkaniowa może w trybie procesu żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji nieruchomości.

Ważne: Właściciele lokali tworzący wspólnotę mają prawo uzyskać informację co do zadłużenia pozostałych członków wspólnoty mieszkaniowej.

Przechowywanie dokumentacji przez wspólnotę mieszkaniową

Wspólnota mieszkaniowa obowiązana jest stosować zasady określone w art. 5 RODO, między innymi:

• przetwarzać dane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą,
• zbierać dane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, adekwatnie, stosownie oraz ograniczone do tego, co niezbędne, prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,
• podejmować wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane.

Zgodnie natomiast z art. 29 ust. 1e ustawy o własności lokali, zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną może żądać od właścicieli lokali okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali.

Ważne: Wspólnota mieszkaniowa może żądać samego okazania aktów notarialnych, brak jest jednak podstawy do przechowywania ich kopii bądź odpisów przez wspólnotę. Przechowywanie aktów notarialnych stanowić może naruszenie zasady minimalizacji z RODO.

RODO nie ma zastosowania do osób zmarłych, jednak państwa członkowskie mogą przyjąć przepisy o przetwarzaniu danych osobowych osób zmarłych. Dla przykładu, wspólnota mieszkaniowa jako administrator danych osobowych może udostępnić córce zmarłego, będącej następczynią prawną informację o stanie zadłużenia, jednak nie może tego dokonać bez stosownego umocowania, jeżeli właściciel lokalu żyje.

Podstawa prawna:

• art. 6, 16 ust. 1, 18 ust. 1, 29 ust. 1e i 3 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1048)
• art. 5, 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L z 2016 r., 119.1)