Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony przez pracodawcę. Jego celem jest finansowanie określonych świadczeń socjalnych na rzecz pracowników. Co do zasady z funduszu korzystać mogą pracownicy i ich rodziny, byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, które zostały przez pracodawcę uwzględnione. Najczęściej fundusz przeznaczany jest na wypoczynek, działalność kulturowo–oświatową czy też działalność sportową.
Dane osobowe przetwarzane w ramach ZFŚS
Aby pracownik mógł korzystać z ZFŚS, niezbędnym jest przetwarzanie jego danych osobowych. Oprócz tych danych przetwarzanych w związku z łączącym go z pracownikiem stosunkiem pracy (imię i nazwisko, dane kontaktowe, rodzaj wykonywanej pracy), nierzadko niezbędnym jest przetwarzanie także danych szczególnej kategorii, o których mowa w art. 9 RODO. Do tego rodzaju danych zalicza się m. in. informacje o stanie zdrowia pracownika, jak również te dane określające jego sytuację finansową oraz rodzinną.
Ważne: Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach ZFŚS jest pracodawca.
Obowiązki pracodawcy w ramach ZFŚS
Jak wskazuje art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, pracownik udostępnia pracodawcy dane osobowe w celu skorzystania z ulgowej usługi i świadczeń oraz dopłat z ZFŚS. Udostępnienie następuje w ramach oświadczenia pracownika. Do przetwarzania takich danych mogą być dopuszczone tylko te osoby, które posiadają pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę i pozostają obowiązane do zachowania pozyskanych informacji w tajemnicy.
Ważne: Pracodawca nie może przetwarzać pozyskanych od pracownika danych przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do przyznania ulgowej usługi, świadczenia czy dopłat z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń z nimi związanych.
Uwaga: Pracodawca ma obowiązek dokonywać przeglądu danych osobowych, które na podstawie oświadczeń pracowników zbiera nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym celem ustalenia, czy ich dalsze przechowywanie pozostaje niezbędne. Jeżeli dane te nie są już niezbędne, pracodawca ma obowiązek je usunąć.
Jeśli masz pytania lub potrzebujesz pomocy – zapraszamy do kontaktu!
Podstawa prawna:
- art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 288)
- art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L z 2016 r., 119.1)
