Zbliża się koniec września, a to oznacza, że pracodawcy mają obowiązek udzielić zaległego urlopu za rok 2023. Kodeks pracy (k.p.) jasno precyzuje ten obowiązek, ale pojawia się wiele pytań dotyczących jego realizacji. Jakie są zasady, kto ustala terminy urlopu, i co zrobić, gdy pracownik odmawia jego wykorzystania?
Zasady udzielania zaległego urlopu
Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu wypoczynkowego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ten uzyskał do niego prawo. Wyjątki od tej zasady są nieliczne i wynikają z art. 168 k.p. Przesunięcie urlopu może nastąpić na wniosek pracownika lub ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, jak np. zwolnienie lekarskie czy odwołanie z urlopu.
Urlop niewykorzystany w ustalonym terminie powinien zostać pracownikowi udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Ta reguła nie dotyczy jedynie części urlopu udzielanego na żądanie.
Ustalenie daty zaległego urlopu
W praktyce istnieją różne interpretacje dotyczące tego, czy do 30 września pracownik musi wykorzystać zaległy urlop, czy wystarczy, że termin jego wykorzystania zostanie do tego czasu uzgodniony. Przepisy i orzecznictwo sądowe skłaniają się jednak ku temu, że urlop powinien być faktycznie wykorzystany do tej daty. W przeciwnym razie, pracodawca naraża się na ryzyko kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz grzywny.
Co, gdy pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu?
Jeśli pracownik odmawia współpracy w ustaleniu terminu urlopu lub nie zgadza się na jego wykorzystanie we wskazanym przez pracodawcę czasie, kodeks pracy daje pracodawcy prawo do działania. Pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika na udzielenie zaległego urlopu. Takie stanowisko potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego (wyrok SN z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02).
W przypadku odmowy pracownika, pracodawca może podjąć „miękką” rozmowę lub nałożyć karę porządkową, taką jak upomnienie lub nagana. Przestrzeganie porządku pracy, w tym planowanie i wykorzystywanie urlopów, jest obowiązkiem pracownika wynikającym z art. 100 k.p.
Planowanie urlopów – Klucz do sukcesu
Aby uniknąć problemów związanych z zaległymi urlopami, kluczowe jest odpowiednie planowanie. Pracodawca powinien zapewnić, że pracownicy będą wykorzystywać urlop „od najstarszego”, co zapobiega gromadzeniu się zaległości. Planowanie urlopów z wyprzedzeniem pozwala na uniknięcie sytuacji, w której we wrześniu pracownicy mają do wykorzystania znaczną część zaległego urlopu.
Odpowiedzialność pracodawcy i potencjalne sankcje
Jeśli pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu do końca września, nie traci do niego prawa, ale pracodawca może ponieść odpowiedzialność. Zgodnie z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p., nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego stanowi wykroczenie, zagrożone karą grzywny do 30 000 zł.
Inspektor pracy ocenia, czy niewykorzystanie urlopu wynikało z winy pracodawcy czy niezależnych okoliczności. Szczególnie istotne jest to, ile dni zaległego urlopu pozostało do wykorzystania i jak szybko pracodawca podejmie działania naprawcze.
Urlop na żądanie – wyjątek od zasady
Wyjątek od zasady dotyczy urlopu na żądanie, który nie podlega obowiązkowi udzielenia do 30 września kolejnego roku. Niewykorzystane cztery dni urlopu na żądanie nie przechodzą w pełni na kolejny rok, lecz wchodzą do puli normalnego urlopu wypoczynkowego.
Wnioski
Aby uniknąć problemów i potencjalnych sankcji, pracodawcy powinni priorytetowo traktować planowanie i udzielanie urlopów, zwłaszcza zaległych. Odpowiednie zarządzanie tym procesem na początku roku kalendarzowego zminimalizuje ryzyko kar i pozwoli na utrzymanie płynności operacyjnej firmy.
Zadbaj o to, by 30 września nie przyniosło Ci problemów związanych z zaległymi urlopami w Twojej firmie – skontaktuj się ze swoimi pracownikami już teraz i ustal terminy ich odpoczynku!
Informacje zawarte na stronie stanowią opis stanu prawnego na dzień publikacji i nie są poradą prawną w indywidualnej sprawie. Stan prawny od opublikowania może ulec zmianie. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie wpisu w celu rozwiązania problemów prawnych.
Masz pytania lub potrzebujesz pomocy – zapraszamy do kontaktu!
