Podstawa wymiaru zasiłków z ubezpieczenia społecznego stanowi istotną kwestię zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Zgodnie z art. 36 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) podstawę wymiaru zasiłków stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiło określone zdarzenie (np. niezdolność do pracy z powodu choroby lub porodu). Jeśli okres ubezpieczenia jest krótszy niż 12 miesięcy, ustala się je na podstawie pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia.
Poniżej przedstawiamy szczegółowe wyjaśnienia, jak obliczyć podstawę zasiłku, uwzględniając różne sytuacje i szczególne zasady, oraz zachowując przy tym wszystkie wymogi prawne.
Wynagrodzenie a podstawa wymiaru zasiłku
Podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie faktycznie wypłacone za okres zatrudnienia. Obejmuje ono wynagrodzenie, które jest podstawą do obliczenia składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe (łącznie 13,71%).
Do podstawy wymiaru zasiłku przyjmowane jest wynagrodzenie „za okres”, czyli za odpowiednią liczbę miesięcy (12 lub mniej).
Terminy wypłat a ustalenie podstawy zasiłkowej
Termin wypłaty wynagrodzenia wpływa na obliczenie podstawy wymiaru zasiłku. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie za pracę co najmniej raz w miesiącu, zgodnie z art. 85 kodeksu pracy (k.p.). Wypłata wynagrodzenia powinna odbywać się nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeśli dzień wypłaty przypada na dzień wolny, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym.
Przykład 1: Wypłata w następnym miesiącu
Pracownik zatrudniony od 12 lutego 2024 r. zachorował we wrześniu. Wynagrodzenia w firmie są wypłacane 5. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za wrzesień stanowić będzie średnie wynagrodzenie za okres od marca do sierpnia (luty jest wykluczony jako niepełny miesiąc).
Wpływ przekroczenia 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia
W sytuacji, gdy dochód pracownika przekracza 30-krotność prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym, wynagrodzenie w danym miesiącu może być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku po odliczeniu składek chorobowych.
Przykład 2: Przekroczenie 30-krotności
Pracownik stał się niezdolny do pracy we wrześniu 2024 r. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od września 2023 r. do sierpnia 2024 r. W grudniu 2023 r. przychód pracownika przekroczył 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, dlatego w styczniu 2024 r. składki zostały potrącone od pełnej kwoty wynagrodzenia.
Premie kwartalne i inne składniki
Składniki wynagrodzenia, takie jak premie, również są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, w zależności od okresu, za który są należne.
Przykład 3: Premia kwartalna
Pracownik opiekujący się chorym dzieckiem w październiku otrzyma zasiłek opiekuńczy. Do podstawy wymiaru zostanie uwzględniona premia za IV kwartał 2023 r. oraz I, II i III kwartał 2024 r. W przypadku, gdy premia za III kwartał nie została jeszcze wypłacona, przyjmie się premię za poprzednie okresy.
Umowa zlecenia a podstawa wymiaru zasiłku
Wynagrodzenie z umowy zlecenia może być uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, jeśli umowa była zawarta z pracodawcą.
Przykład 4: Wynagrodzenie z umowy zlecenia
Pracownica była niezdolna do pracy od 26 sierpnia do 10 września 2024 r. W okresie od 1 czerwca do 30 września 2024 r. miała zawartą umowę zlecenia. Wynagrodzenie za umowę zlecenia wypłacone za okres od czerwca do lipca 2024 r. zostanie uwzględnione w podstawie zasiłku.
Wynagrodzenie za niepełny miesiąc
W przypadku choroby lub niezdolności do pracy przez niepełny miesiąc, również stosuje się szczególne zasady.
Przykład 5: Niepełny miesiąc
Pracownik chorował od 6 sierpnia do 15 września 2024 r. Mimo niepełnego okresu zatrudnienia, wynagrodzenie z umowy zlecenia za lipiec zostało uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku.
Wynagrodzenie minimalne i jego wpływ
Jeśli pracownik wykonuje dodatkowo umowę zlecenia z wynagrodzeniem minimalnym, również należy to uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku.
Przykład 6: Stawka minimalna
Pracownik wykonujący umowę zlecenia w okresie od 1 lipca do 30 września 2024 r. otrzymywał wynagrodzenie według minimalnej stawki godzinowej. Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględniono wynagrodzenie za okres lipiec-sierpień, a po wypłacie pełnej kwoty w październiku, dokonano wyrównania zasiłku.
Składniki niewypłacone do czasu ustalenia podstawy
Jeśli składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie zasiłku przysługują pracownikowi, ale nie zostały wypłacone do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków, przyjmuje się je w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy (art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej). W przypadku wypłaty premii po ustaleniu podstawy zasiłku nie ma konieczności ponownego obliczania tej podstawy.
Uwzględnianie wynagrodzenia ze zlecenia w podstawie zasiłku
W przypadku pracowników, którzy są jednocześnie zleceniobiorcami dla swojego pracodawcy, przychód z tytułu umowy zlecenia jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłków.
Podsumowanie
Ustalanie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i macierzyńskiego wymaga uwzględnienia wszystkich składników wynagrodzenia wypłaconych pracownikowi za odpowiednie okresy. Pracodawcy powinni być świadomi terminów wypłat wynagrodzeń oraz konieczności uwzględnienia dodatkowych umów, takich jak umowy zlecenia, w obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku. Spełnienie tych wymogów pozwala na prawidłowe ustalenie wysokości należnego świadczenia.
Pamiętaj: Ustalanie podstawy wymiaru zasiłków to proces wymagający precyzji i zrozumienia obowiązujących przepisów. W razie wątpliwości warto skonsultować się z działem kadr lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
Informacje zawarte na stronie stanowią opis stanu prawnego na dzień publikacji i nie są poradą prawną w indywidualnej sprawie. Stan prawny od opublikowania może ulec zmianie. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie wpisu w celu rozwiązania problemów prawnych.
Masz pytania lub potrzebujesz pomocy – zapraszamy do kontaktu!
Podstawa prawna:
• art. 3 pkt 3, art. 36, art. 42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780)
• art. 8 ust. 1, ust. 2a, art. 18 ust. 1, ust. 1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 497)
• art. 85 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost. zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878)
