Od 1 stycznia 2024 roku e-Doręczenia stały się obowiązkowym narzędziem wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. System miał przyspieszyć i usprawnić proces doręczania elektronicznej dokumentacji, jednak na starcie napotkał poważne problemy, które wywołały falę krytyki ze strony urzędników i użytkowników.
Główne wyzwania w funkcjonowaniu e-Doręczeń
W teorii e-Doręczenia miały zapewnić dostarczanie przesyłek w ciągu 24 godzin. Jednak w praktyce czas realizacji przesyłek nierzadko przekracza kilka dni. Beata Pietryczuk, przedstawicielka Urzędu Miasta Lublin, zwraca uwagę, że przesyłki wysyłane 9 i 10 stycznia 2024 roku wciąż pozostają w statusie „w trakcie weryfikacji”. W przypadku korespondencji nadanej 15 stycznia, ponad 350 przesyłek nie zostało jeszcze dostarczonych do odbiorców.
Takie opóźnienia prowadzą do trudności w przestrzeganiu terminów administracyjnych. Dotyczy to między innymi doręczeń decyzji podatkowych, postanowień czy wezwań w sprawach regulowanych przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. Bez skutecznego doręczenia dokumentów urzędy są narażone na podważenie swoich rozstrzygnięć.
Problemy techniczne i zagrożenia dla danych osobowych
Kolejną bolączką są problemy techniczne, które utrudniają generowanie dowodów doręczenia. Dowody te są niezbędne w procesach administracyjnych, a ich brak stawia pod znakiem zapytania ważność decyzji wydanych przez urzędy.
Jednocześnie dochodzi do naruszeń ochrony danych osobowych. W systemie e-Doręczeń zdarza się, że do klientów docierają numery PESEL urzędników nadających wiadomości, co rodzi ryzyko wycieku wrażliwych danych. Problemy zgłaszane przez urzędy obejmują także ograniczenia w wyszukiwaniu przesyłek oraz brak narzędzi umożliwiających sprawne monitorowanie ich statusu.
Reakcja Ministerstwa Cyfryzacji i Poczty Polskiej
Minister Cyfryzacji, Krzysztof Gawkowski, zażądał od Poczty Polskiej wyjaśnień oraz przedstawienia działań naprawczych, które usprawniłyby funkcjonowanie systemu. Joanna Trzaska-Wieczorek, rzeczniczka Poczty Polskiej, zaznaczyła, że wdrażanie systemu na tak dużą skalę jest skomplikowanym procesem, a część problemów wynika z działań firm informatycznych odpowiedzialnych za integrację systemów samorządowych.
Poczta Polska wskazuje również na nieustanne elektroniczne zapytania dotyczące statusu przesyłek, które obciążają system i wydłużają czas weryfikacji. Pomimo tych trudności operator zapewnia, że przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych pozostaje priorytetem.
Wpływ na codzienne funkcjonowanie instytucji
Urzędy oraz podmioty publiczne wskazują, że opóźnienia i nieefektywność systemu e-Doręczeń znacząco wpływają na ich codzienną pracę. Przesyłki między instytucjami publicznymi, które powinny być realizowane w kilka godzin, nierzadko docierają z opóźnieniem wynoszącym nawet kilka dni.
Problemy techniczne prowadzą również do komplikacji w obliczaniu terminów doręczeń. Przykładowo, jeśli przesyłka zostanie dostarczona z opóźnieniem, czas na odwołanie od decyzji może upłynąć zanim adresat zdąży zapoznać się z dokumentacją.
Czy system e-Doręczeń można uratować?
Pomimo trudnego startu, e-Doręczenia pozostają kluczowym elementem cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Jednak aby system mógł spełniać swoje założenia, konieczne są szybkie i skuteczne działania naprawcze. Kluczowe znaczenie mają:
- poprawa stabilności technicznej,
- zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych,
- zwiększenie efektywności komunikacji między urzędami a odbiorcami.
Spotkanie przedstawicieli Poczty Polskiej z samorządami, które ma odbyć się w najbliższych dniach, może okazać się kluczowe dla rozwiązania problemów. Jeśli jednak problemy nie zostaną zażegnane, system e-Doręczeń może stracić zaufanie użytkowników i przynieść więcej szkody niż korzyści.
E-Doręczenia miały być przełomowym narzędziem ułatwiającym wymianę korespondencji w Polsce. Niestety, pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu obnażyły jego liczne niedociągnięcia. Aby system mógł w pełni spełniać swoje zadanie, konieczne jest wdrożenie szeregu działań naprawczych, które przywrócą efektywność i zaufanie do tego rozwiązania.
