Okres rozliczeniowy czasu pracy trzeba szczegółowo określić

Jednym z elementów obowiązkowych wewnętrznej regulacji dotyczącej czasu pracy (układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, obwieszczenie o czasie pracy) jest określenie okresów rozliczeniowych czasu pracy. Każdy pracodawca ma dookreślić, w jakich okresach rozliczeniowych pracują pracownicy.

Okres rozliczeniowy czasu pracy służy rozliczaniu wielu kwestii związanych z czasem pracy. Dla okresu rozliczeniowego ustalamy wymiar czasu pracy, maksymalną liczbę dni pracy i minimalną liczbę dni wolnych od pracy. Do końca okresu rozliczeniowego możliwe jest „oddanie” dnia wolnego w zamian za pracę w wolną niedzielę lub święto, jak też w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w:

• układzie zbiorowym pracy,
• w regulaminie pracy,
• w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 par. 1 k.p.).

Ustalenie okresów rozliczeniowych nie wymaga zgody pracowników, jest uprawnieniem kierowniczym pracodawcy. Pracodawca dokonuje tego w regulaminie pracy (przy współudziale organizacji związkowej, jeżeli taka działa w zakładzie pracy), a jeżeli nie wydaje regulaminu – w obwieszczeniu o czasie pracy.

Okresy rozliczeniowe

Przepisy Kodeksu pracy przewidują następujące długości okresów rozliczeniowych:

• do 4 tygodni – przy pracy w ruchu ciągłym (art. 138 k.p.),
• do 1 miesiąca – w systemie równoważnego czasu pracy (z art. 135 § 1, 136, 137 k.p.), skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), tzw. system pracy weekendowej (praca wykonywana tylko w piątki, soboty, niedziele i święta – art. 144 k.p.),
• do 3 miesięcy – w systemie równoważnego czasu pracy, jeżeli stosowanie takiego okresu jest  uzasadnione szczególnymi przypadkami (art. 135 par. 2 i art. 137 k.p.),
• do 4 miesięcy – podstawowy system czasu pracy (art. 129 par. 1 k.p.), system przerywanego czasu pracy (art. 139 k.p., w związku z art. 129 par. 1 k.p.), system równoważnego czasu pracy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 135 par. 3 i art. 137 k.p.).

Ważne!
W regulacjach wewnętrznych okres rozliczeniowy określony musi być konkretnie, poprzez wskazanie np. „wynosi 4 miesiące”, a nie poprzez przeniesienie zapisów Kodeksu pracy („wynosi do 4 miesięcy”). W tym drugim przypadku wiadomo tyle, że nie wynosi on 6 czy 12 miesięcy, ale już nie, czy wynosi 4 miesiące, czy miesiąc, 12 tygodni itp. Przy takim nieprecyzyjnym zapisie w rezultacie okres rozliczeniowy nie został określony – nie da się na jego podstawie rozliczać czasu pracy.

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 par. 2 k.p.).

Na co wpływa okres rozliczeniowy?

Długość okresu rozliczeniowego wpływa nie tylko na ustalanie wymiaru czasu pracy czy liczby dni wolnych od pracy, ale na wiele bardzo istotnych kwestii związanych z planowaniem czasu pracy, takich jak przede wszystkim:

Planowanie liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach

Przykład: W miesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy obejmującym lipiec 2022 r. wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Planując pracę w harmonogramie tworzonym na ten miesiąc pracodawca nie może zaplanować większej liczby godzin pracy (byłoby to planowanie pracy nadliczbowej).

Jeżeli jednak pracownik pracowałby np. w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym kwartały roku kalendarzowego, to na lipiec (pierwszy miesiąc okresu rozliczeniowego lipiec – wrzesień 2022 r.) można byłoby zaplanować nawet drastycznie inną (większą lub mniejszą) liczbę godzin pracy (przy założeniu, że nie zostałyby naruszone np. przepisy o minimalnych odpoczynkach i rozkład byłby zgodny z regulacjami wewnątrzzakładowymi). Zgodność z wymiarem czasu pracy musiałaby zostać zachowana dla całego okresu rozliczeniowego, a nie dla poszczególnych jego miesięcy – wymiar czasu pracy wynosi w nim 520 godz. i taką też liczbę można zaplanować łącznie w trzech harmonogramach (na lipiec, na sierpień i na wrzesień). Pracodawca mógłby zaplanować np. na lipiec 190 godzin, na sierpień również 190, co byłoby przykładowo związane z większym zapotrzebowaniem na pracę w okresie wakacyjnym). Wówczas w grafiku na wrzesień (ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego) mógłby zaplanować maksymalnie 140 godzin – byłby to miesiąc wyrównywania dłuższej pracy w dwóch pierwszych miesiącach okresu rozliczeniowego).

Większa lub mniejsza elastyczność w planowaniu pracy

Przy uwzględnieniu zapisów regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy, im dłuższy okres rozliczeniowy, tym pracodawca może planować dłuższe okresy bardzo intensywnej lub odwrotnie – mało intensywnej pracy.

Przykład: W miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym październik 2022 r., planując pracę w systemie równoważnym nie można zaplanować na pierwsze 3 tygodnie kalendarzowe pracy po 6 dni, po 10 godzin. Nawet przy ostatnim tygodniu wolnym stanowiłoby to przekroczenie wymiaru czasu pracy. Stosując dłuższy okres rozliczeniowy nie byłoby z tym problemu, gdyż byłby jeszcze czas na odpowiednie zrównoważenie większej zaplanowanej liczby godzin w tych 3 tygodniach.

Przykład: Pracodawca stosuje czteromiesięczne okresy rozliczeniowe w systemie równoważnym, z planowaniem pracy każdego dnia tygodnia. W okresie rozliczeniowym obejmującym okres maj – sierpień 2022 r. wymiar czasu pracy wynosi 680 godzin, maksymalna liczba dni pracy wynosi 85.

Pracodawca działa intensywnie od mniej więcej połowy czerwca do połowy września. Planując pracę na maj zaplanowano pracownikowi jedynie 60 godzin pracy (wymiar czasu pracy dla maja to 168 godzin, a zatem pracodawca „zaoszczędził” na kolejne miesiące okresu rozliczeniowego 108 godzin. Na pierwsze dwa tygodnie czerwca harmonogram przewidywał również mało pracy – łącznie 20 godzin. Tym samym od połowy czerwca do końca sierpnia pracodawca mógł zaplanować łącznie 600 godzin pracy. O ile nie zlecał dodatkowej pracy i nie przekraczał zaplanowanych w grafiku wydłużeń dobowych wynikających ze stosowanego systemu równoważnego nie skutkuje to powstaniem nadgodzin. Takie skumulowanie godzin pracy nie byłoby możliwe w okresach miesięcznych. Ich stosowanie, przy intensywnym funkcjonowaniu sezonowym prowadziłoby do powstawania znaczących ilości nadgodzin i dodatkowych kosztów z tym związanych.

Ważne!
Planując pracę w dłuższych niż miesięczne okresy rozliczeniowe, korzystając z możliwości tworzenia harmonogramów nie na cały okres rozliczeniowy, ale  na okresy miesięczne należy zawsze przygotowując kolejny harmonogram analizować czas już przepracowany w tym okresie rozliczeniowym oraz czas pozostały do końca okresu rozliczeniowego.

Limit średniotygodniowy godzin nadliczbowych

Limit pracy nadliczbowej w okresie rozliczeniowym określony został poprzez wskazanie maksymalnego przeciętnego czasu pracy w tygodniu połączonego z godzinami nadliczbowymi, który wynosi 48 godzin – średnio  na tydzień może być zatem nie więcej niż 8 godzin nadliczbowych, przy czym nie ma limitu dla konkretnego tygodnia. Limit średniotygodniowy jest taki sam w każdym okresie rozliczeniowym, ale w krótki okresach rozliczeniowych może to tworzyć problem w razie skumulowanie się bardzo dużej ilości nadgodzin w krótkim czasie.

Przykład: W miesięcznym okresie rozliczeniowym wystąpienie 40 godzin nadliczbowych stanowić będzie naruszenie przepisów i wykroczenie. W trzymiesięcznym 40 godzin nadliczbowych wypracowanych w ciągu jednego miesiąca nie naruszy limitu średniotygodniowego.

Długość okresu rozliczeniowego ma mniejsze znaczenie wówczas, gdy pracodawca stosuje stały rozkład czasu pracy dzienny i godzinowy (np. pon. – pt. 8.00 – 16.00).

Niniejszy artykuł stanowi formę porady prawnej pro bono i ma na celu edukację prawną obywateli RP. Artykuł ten nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.

Nasza Kancelaria świadczy usługi prawne w zakresie każdej dziedziny prawnej. Jeśli poszukujecie Państwo prawnika, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią pod nr tel. 579636527, lub poprzez formularz kontaktowy, jaki znajduje się na naszej stronie głównej.

Świadczymy usługi prawne również drogą online. Informujemy, że porady prawne nie są udzielane pro bono.

Opracowano przez: Zespół LEGA ARTIS

Podstawa prawna:

• art. 45 i 46 ustawy z 24 listopada 2014 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 511 ze zm.)
• art. 384 par. 4 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1360 ze zm.)

POLECAMY INNE NASZE PUBLIKACJE:

1. Już niedługo pracownik będzie posiadał prawo do dodatkowego urlopu
2. Utrata zaufania jako przyczyna rozwiązania umowy