Ustawodawca przewidział, że każdemu zatrudnionemu na podstawie stosunku pracy, a więc pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, przysługuje urlop wypoczynkowy. Urlop wypoczynkowy stanowi czas, w którym pracownik ma zregenerować swoje siły oraz odpocząć od pracy, wykorzystując czas wedle swego uznania. Urlop wypoczynkowy jest więc zwolnieniem pracownika od obowiązku świadczenia pracy na rzecz pracodawcy w danym okresie. Z tytułu urlopu wypoczynkowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a także pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.
Plan urlopów
Artykuł 163 kodeksu pracy wskazuje, iż urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca. Pracodawca ustalając plan urlopów bierze pod uwagę przede wszystkim wnioski pracowników, ale także istotnym z punktu widzenia przedsiębiorstwa jest zapewnienie normalnego toku pracy. Ustawodawca przewidział wyjątek, zgodnie z którym, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę – pracodawca wówczas nie jest obowiązany do ustalania planu urlopów.
Plan urlopów pozwala w sposób uporządkowany uregulować kwestię wypoczynku pomiędzy pracownikami, dzięki wskazaniu któremu z pracowników, w jakim okresie i na jaki czas został udzielony urlop.
Ważne! Pracodawca podaje plan urlopów do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jednym z przykładów sposobu podawania informacji u danego pracodawcy jest dokonywane za pomocą obwieszczenia w pokoju socjalnym, do którego dostęp mają wszyscy pracownicy, a także umieszczanie na grafiku informacji, iż danemu pracownikowi udzielony został urlop w określonym okresie.
Plan urlopów w świetle RODO
Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych udostępnienie grupie pracowników planu urlopu wypoczynkowego powinno następować wedle zasady minimalizacji określonej w przepisach RODO. Zasada minimalizacji wyrażona została w art. 5 ust.1 lit. c RODO i stanowi, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Pracodawca, aby móc skutecznie, bez naruszania przepisów RODO zapoznać pracowników z planami urlopów jednocześnie, aby móc prawidłowo zorganizować tok pracy nie może udostępniać danych, które byłyby nadmierne. Oznacza to, iż pracodawca może udostępnić takie dane jak:
- imię i nazwisko pracownika;
- datę rozpoczęcia urlopu;
- datę zakończenia urlopu.
Wszelkie pozostałe dane, takie jak rodzaj urlopu (okolicznościowy, bezpłatny etc.) stanowić będą dane nadmierne. Ich udostępnienie przesądzać będzie o naruszeniu zasady minimalizacji wynikającej z RODO.
Przykład:
Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego na okres 2 tygodni, tuż po zakończeniu urlopu wypoczynkowego przez tego pracownika. Pracodawca umieścił tę informację w planie urlopów, z którym zapoznać się mógł każdy z pozostałych pracowników w pomieszczeniu socjalnym. Takie działanie pracodawcy jest nieuprawnione, z uwagi na naruszenie zasady minimalizacji danych osobowych. Udostępnienie planu urlopów w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy jest prawidłowe, jednak pracodawca nie posiada uprawnień do informowania pozostałych pracowników o rodzaju urlopu konkretnych współpracowników.
Niniejszy artykuł stanowi formę porady prawnej pro bono i ma na celu edukację prawną obywateli RP. Artykuł ten nie stanowi oferty handlowej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
Nasza Kancelaria świadczy usługi prawne w zakresie każdej dziedziny prawnej. Jeśli poszukujecie Państwo prawnika, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią pod nr tel. 579636527, lub poprzez formularz kontaktowy, jaki znajduje się na naszej stronie głównej.
Świadczymy usługi prawne również drogą online. Informujemy, że porady prawne nie są udzielane pro bono.
Opracowano przez: Zespół LEGA ARTIS
Podstawa prawna:
- art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.)
