Odstąpienie od monitorowania terminów płatności przez biuro rachunkowe – Czy jest to możliwe

Biuro Rachunkowe prowadzące księgowość w twojej firmie planuje renegocjować umowy z naszymi klientami oraz przedstawić im propozycję, aby samodzielnie monitorowali terminy płatności związane z księgowaniem faktur. Czy jest to w ogóle możliwe?

Czasami biura rachunkowe starają się usprawnić pracę swoich pracowników poprzez ograniczenie wprowadzania pewnych informacji do systemu FK. Chcą zaoszczędzić czas, który jest poświęcany na wprowadzanie danych klientów, aby poprawić wydajność. Niestety, takie podejście jest błędne, ponieważ kontrola terminów płatności w procesie rozliczeń klientów stanowi kluczowe zadanie w dziedzinie księgowości. Braki lub błędy przy rejestrowaniu rozrachunków w biurze rachunkowym mogą prowadzić do problemów związanych z rozliczeniami VAT i podatkami dochodowymi, a także narażać klienta na trudności z płynnością finansową i spłacalnością. Dlatego niezwykle istotne jest, aby pracownicy biur rachunkowych przykładali uwagę nie tylko do dat operacji gospodarczych, dat wystawienia dokumentów czy dat otrzymania tych dokumentów, ale również do terminów płatności. Jeśli termin płatności wynika z indywidualnych uzgodnień, takich jak umowy klienta z biurem rachunkowym, istotne jest, aby klient przekazał szczegółowe wytyczne dotyczące tego zagadnienia firmie obsługującej księgowość.

Warto podkreślić, że księgowość obejmuje zarówno należności, jak i zobowiązania klientów, a ich ewidencja odbywa się zarówno w głównej księdze rachunkowej, jak i w dedykowanej księdze pomocniczej. Wymaga tego przepis art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, który nakłada obowiązek prowadzenia księgi pomocniczej dla rozrachunków z kontrahentami. Zgodnie z tymi przepisami, operacje dotyczące powstania i spłaty należności oraz wygaśnięcia zobowiązań rejestrowane są na kontach księgi głównej, natomiast ewidencja analityczna obejmuje poszczególnych kontrahentów. Na tej podstawie tworzone są zestawienia obrotów i sald, dostarczające kluczowych informacji o stanie rozrachunków z danym kontrahentem, takich jak saldo na koniec miesiąca, wartość należności, zobowiązań i obrotów w określonym okresie.

Doświadczeni księgowi wiedzą, że te informacje są niewystarczające zarówno do bieżącego zarządzania portfelem rozrachunków, jak i do celów rozliczeniowych. Konieczne jest bardziej szczegółowe opracowanie danych, w tym wskazanie poszczególnych tytułów płatności (jak faktury, korekty faktur, noty itp.). Skrupulatne i aktualne prowadzenie takiej analizy stanowi kluczowy element procesu zarządzania, niezbędny do monitorowania, egzekwowania, zarządzania relacjami z klientami oraz sporządzania raportów. To dzięki tym danym dokonywane są również szacunki odpisów aktualizujących. Nie można też lekceważyć aspektów podatkowych, zwłaszcza jeśli chodzi o ulgi na złe długi w zakresie VAT i podatku dochodowego.

W dzisiejszych czasach większość systemów finansowo-księgowych zawiera narzędzia do ewidencji analitycznej rozrachunków zintegrowane z księgą główną. Te zaawansowane i elastyczne narzędzia informatyczne umożliwiają nie tylko uzyskanie szczegółowej specyfikacji bieżących rozrachunków według tytułów płatności na konkretny dzień, ale także analizę opóźnień płatności, rotacji, podziału na waluty i wiele innych. Odpowiednio zaprojektowana ewidencja rozrachunków umożliwia wszechstronną analizę, a proponowanie klientowi potencjalnych rozwiązań w tym obszarze może stanowić cenny atut dla biura rachunkowego. Jednak aby wykorzystać możliwości takiego systemu, konieczne jest dostarczanie odpowiednich danych. Możliwe jest również tworzenie dodatkowych raportów, które pomogą klientowi lepiej zarządzać płatnościami. Warto zaznaczyć, że sposób raportowania rozrachunków (częstotliwość, zawartość raportów, szczegółowość danych) należy uzgodnić z klientem podczas negocjowania umowy o obsługę księgową.

Potrzeby klientów w tym obszarze są różnorodne. Klient może potrzebować informacji o przeterminowanych należnościach na określony dzień lub o należnościach przeterminowanych powyżej określonego okresu. Regularne dostarczanie takich informacji może mieć kluczowe znaczenie dla klienta, na przykład w celu podejmowania decyzji o zawieszeniu dostaw dla kontrahentów opóźniających płatności, wszczęciu postępowania sądowego w sprawie należności, przyznaniu premii za terminowe płatności itp.

W zakończeniu roku obrotowego, na podstawie danych zgromadzonych w rejestrach, biuro rachunkowe powinno dostarczyć klientowi informacje o nieuregulowanych należnościach, które powinny być uwzględnione poprzez aktualizujące odpisy. Ważne jest przypomnienie, że na podstawie tych rejestrów konieczne jest również zidentyfikowanie należności i zobowiązań, których główny termin przedawnienia już minął i które powinny zostać zaksięgowane jako odpisy.

Prowadzenie ewidencji rozrachunków wymaga dokładności. Pozycje, które nie są regularnie rozliczane, mają tendencję do akumulowania się. Przykłady obejmują salda związane z brakującymi dokumentami, nietypowymi metodami płatności oraz przypadkami, gdy rozrachunki są regulowane w innej walucie niż podana.

Ważne dla podatków

Kluczowym obszarem zarządzania rozrachunkami w kontekście podatkowym są korekty dochodów w PIT i CIT, zgodnie z przepisami określonymi w art. 18f i art. 25 ust. 19 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oraz art. 26i i art. 44 ust. 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Te przepisy pozwalają podatnikowi na obniżenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania w zależności od tego, czy wystąpiło zaleganie w płatnościach lub nieuregulowanie zobowiązań. Analogicznie do regulacji VAT, istotne jest monitorowanie rozrachunków, w przypadku których opóźnienie w płatności zbliża się do 90 dni po terminie określonym na fakturze lub w umowie. Jeśli podatnik nie korzysta z ulgi na złe długi w podatku dochodowym, może w pewnych warunkach zastosować aktualizujący odpis w celu rozliczenia nieuregulowanej należności jako koszt uzyskania przychodów.

Należy również zwrócić uwagę na znaczenie art. 89b ustawy o VAT, który reguluje procedurę korekty naliczonego VAT wynikającego z nieopłaconych faktur dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju, jeśli minęło 90 dni od terminu płatności. W związku z tym biura rachunkowe powinny śledzić zobowiązania pod kątem:

1. Aspektu prewencyjnego – konieczne jest monitorowanie zbliżających się okresów przeterminowania zobowiązań, informując klienta wcześniej, aby umożliwić mu podjęcie decyzji dotyczących spłaty.
2. Aspektu wykonawczego – biura rachunkowe, zobowiązując się do właściwego wyliczania VAT, muszą uwzględniać skutki opisane w ustawie, tj. zmniejszać VAT naliczony, jeśli minie 90 dni od terminu płatności.

Monitorowanie z perspektywy VAT dotyczy również należności. Chodzi tu o możliwość skorzystania z prawa do obniżenia VAT należnego w przypadku udokumentowanej nieściągalności, zgodnie z art. 89a ustawy o VAT. Prawo do dokonania korekty podatku należnego w związku z niewypłacalnością wierzytelności jest fakultatywne dla podatnika, jednak biura rachunkowe powinny wskazywać klientom taką możliwość w odpowiednim terminie.

Warto również podkreślić, że dokładne prowadzenie rozrachunków jest kluczowe przy stosowaniu kasowych metod rozliczania VAT przez klienta. W przypadku faktur otrzymanych od podatników korzystających z metody kasowej, odliczenie VAT naliczonego jest możliwe dopiero po uregulowaniu zobowiązań wobec nich. Natomiast podatnicy rozliczający się metodą kasową muszą pamiętać o rozliczaniu VAT należnego w momencie otrzymania zapłaty, nie później niż 90 dni od daty sprzedaży.

Odstępstwa

W praktyce zdarza się, że przedsiębiorcy otrzymują pytania od biur rachunkowych dotyczące możliwości zaniechania monitorowania rozrachunków klienta w kontekście ulgi na złe długi w podatkowych rozliczeniach. W teorii jest to wykonalne. W takiej sytuacji klient musiałby złożyć stosowne oświadczenie w umowie. Jednak taki krok nie zwalnia klienta z obowiązku osobistego nadzorowania stanu swoich należności i zobowiązań. W przypadku odstąpienia od monitorowania, klient wciąż byłby zobowiązany do regularnego informowania biura rachunkowego o opóźnieniach w płatnościach według ściśle określonych zasad. Ten proces jest kluczowy dla prawidłowego uwzględnienia konsekwencji związanych z brakiem spłat w podatkach VAT i dochodowym.

Jednak takie podejście może okazać się niewygodne i pełne niepewności zarówno dla biura rachunkowego, jak i dla klienta. W rzeczywistości biuro miałoby dodatkową odpowiedzialność za wprowadzanie informacji od klienta do systemu FK i sprawdzanie ich poprawności, co niesie ze sobą dodatkową pracę.

Przypominamy, że nasza kancelaria oferuje profesjonalną obsługę i doradztwo prawne świadczone na rzecz przedsiębiorców. Oferujemy pomoc prawną w pełnym zakresie już dla osób planujących rozpoczęcie swojej działalności.

Świadczone przez nas kompleksowe usługi doradcze są odpowiedzią na indywidualne potrzeby klientów. Doradzamy w zakresie wyboru formy prawnej dla planowanej działalności, dopełnimy wszelkich formalności polegających na jej zarejestrowaniu w odpowiednich instytucjach, a następnie będziemy dokonywać bieżącej obsługi prawnej w trakcie jej działania.

Nasza oferta to pomoce prawna w zakresie wszelkich problemów prawnych, z jakimi mogą się Państwo spotkać jako przedsiębiorcy w swojej działalności. Świadczone przez nas kompleksowe usługi oraz porady prawne w zakresie prawa handlowego, prawa cywilnego, prawa pracy, prawa gospodarczego pomogą Państwu w prowadzeniu działalności oszczędzając czas i pieniądze naszych klientów.

Forma współpracy:

• Indywidualne zlecenia jednorazowe
• Doraźna obsługa prawna
• Stała obsługa prawna na podstawie umowy zlecenia
• porady prawne
• sporządzanie pism procesowych
• pozwy
• odpowiedzi na pozwy
• sprzeciwy od nakazów zapłaty i wyroków nakazowych
• apelacje
• wnioski
• doradztwo, zakładanie i funkcjonowanie działalności gospodarczej
• rejestrowanie spółek w KRS
• pozwy
• doradztwo w zakresie obrotu nieruchomościami (pełen zakres usług: nabywanie, najem, włącznie ze sporządzaniem umów: przedwstępnej i właściwej oraz umówienie notariusza)
• zastępstwo procesowe w sprawach gospodarczych i cywilnych (dotyczy przedsiębiorców objętych stałą obsługą prawną)
• umowy deweloperskie – przygotowanie umów związanych z działalnością deweloperską dla deweloperów
• redakcja i opiniowanie kontraktów, wniosków i pism procesowych
• przygotowanie umów oraz ich wzorów
• negocjowanie umów i kontraktów z kontrahentami, pomoc prawna dla Klienta w trakcie negocjacji
• porady związane z prawem pracy: tworzenie umów o pracę, wypowiedzeń, regulaminów
• przygotowanie porad prawnych, uwzględniających doktrynę oraz najnowsze orzecznictwo

Przedsiębiorco potrzebujesz pomocy? Napisz do nas lub zadzwoń już teraz.

☎️ 579-636-527

📧 kontakt@legaartis.pl

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 poz. 120)
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2022 poz. 2587; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1130)
• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 poz. 2647; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1130)