Urlop niewykorzystany w roku poprzednim musi być udzielony do końca września 2024 r. Oznacza to, że w tym terminie powinien być co najmniej rozpoczęty. Zaległy wypoczynek jest wykorzystywany w pierwszej kolejności przed przysługującym za obecny rok. W sytuacji, gdy tworzone są plany urlopów powinien być w planie uwzględniony. Jeżeli planów nie ma, to termin jego wykorzystania uzgadniają pracodawca z pracownikiem, przy czym powszechnie uznaje się, że pracodawca może narzucić termin zrealizowania tego urlopu tak, aby zachować wymóg wynikający z ustanowionego terminu jego udzielenia.
Część pracowników nie wykorzystuje urlopów do końca roku kalendarzowego, za który przysługują. Wynika to z wielu życiowych sytuacji, od licznych nieobecności do nawału pracy. U większości są to drobne „pozostałości”, ale u części zatrudnionych osób urlop zaległy jest dosyć znaczący. O terminach wykorzystania zaległości urlopowych warto pomyśleć już na początku roku, o ile jeszcze nie zostały zaplanowane w planie urlopów, co pozwoli na łatwiejsze monitorowanie ich zrealizowania, jak również ułożenie terminów urlopów w sposób, który nie będzie kolidować z potrzebami pracodawcy.
Udzielenie do końca września
Kodeks pracy przewiduje obowiązek udzielenia pracownikowi niewykorzystanego zgodnie z planem urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W tym terminie nie musi on być jednak w pełni zrealizowany, wystarczające jest jego rozpoczęcie.
Stosownie do art. 168 kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 kodeksu pracy należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) kodeksu pracy. Przyjmuje się, że termin jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego (pismo GIP z 30 sierpnia 2012 r., GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP).
Ważne: Pracodawca i pracownik nie mogą ustalić, że urlop zaległy zostanie wykorzystany później, przykładowo dopiero w listopadzie. Taka sytuacja może mieć jednak miejsce z przyczyn obiektywnych związanych z długotrwałą nieobecnością pracownika, która wyklucza udzielenie urlopu.
Najpierw nieobowiązkowa próba ustalenia terminu, później narzucenie przez pracodawcę
Urlop zaległy powinien zostać uwzględniony w planie urlopów. Jeżeli jednak plany nie są tworzone, to terminy korzystania z urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. W orzecznictwie sądowym ukształtowało się konsekwentnie obecnie przyjmowane stanowisko o możliwości jednostronnego nakazania pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu.
Przykładowo, w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) wskazano, że z art. 168 kodeksu pracy wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
Ważne: Obowiązek udzielenia urlopu do końca września nie oznacza, że pracownik podejmuje decyzję o rozpoczęciu urlopu. Obowiązek udzielenie urlopu najpóźniej do końca września roku następnego nie może tworzyć po stronie pracownika możliwości swobodnego wykorzystania tego urlopu.
Jakkolwiek w orzecznictwie sądowym nie ogranicza się możliwości narzucenia pracownikowi terminu wykorzystania zaległego urlopu tyko do tych sytuacji, w których wcześniej podejmowane próby ustalenia terminu z pracownikiem nie przyniosły efektu, to na pewno warto od takiej próby zacząć.
Przykład: Pracodawca w początkowym okresie roku wskazuje pracownikom ilości pozostałego urlopu oraz wyznacza termin, do którego powinni zaproponować okresy ich wykorzystywania, zastrzegając, że w razie braku podania propozycji lub braku porozumienia odnośnie proponowanych przez pracowników terminów, pracodawca sam narzuci terminy wykorzystania urlopów.
Podstawa prawna:
