Świadczenie urlopowe w rozumieniu przepisów o ZFŚS może być wypłacane jedynie przez nietworzących ZFŚS pracodawców zatrudniających poniżej 50 pracowników. Przy większym zatrudnieniu wypłacanie takiego rodzaju świadczenia nie będzie wypłacaniem tego „ustawowego” świadczenia, co oznacza, że przekazywane w związku z tym kwoty pracownikom nie byłyby wolne od składek „na ZUS”. W 2024 r. maksymalne świadczenie dla osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 2417,14 zł.
Istota świadczenia urlopowego
Świadczenie urlopowe wypłacane może być przez pracodawców zatrudniających w dniu 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy nie są zobowiązani do tworzenia ZFŚS, mogą jednak tworzyć fundusz na zasadach przewidzianych w ustawie o ZFŚS lub wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą także nie podjąć się ani tworzenia ZFŚS, ani też nie wypłacać świadczeń – jeżeli wydają regulamin wynagradzania, to wskazują w nim taką informację, jeśli nie wydają, to muszą poinformować o tym pracowników w ciągu pierwszego miesiąca roku kalendarzowego.
Ważne: Nie jest możliwe jednoczesne tworzenie ZFŚS i wypłacanie świadczeń urlopowych. Wypłacane w oparciu o przepisy ustawy o ZFŚS świadczenia urlopowe są opodatkowane, ale wolne od składek.
Przykład: Firma zatrudnia 70 osób, zrezygnowała z prowadzenia ZFŚS. W to miejsce chce zacząć wypłacać świadczenia urlopowe. Pracodawca może wprowadzać w regulacjach wewnętrznych różne świadczenia, w różny sposób je nazywając. W tym przypadku „świadczenie urlopowe” wypłacane przez pracodawcę nie będzie „świadczeniem urlopowym” w rozumieniu ustawy o ZFŚS, gdyż takie może wypłacać jedynie nietworzący ZFŚS pracodawca, u którego stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty wynosi poniżej 50 pracowników. W konsekwencji nie będzie ono zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne.
Wysokość świadczenia
Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS, wysokość świadczenia nie może przekroczyć odpisu podstawowego na ZFŚS. Ustawa o ZFŚS zakreśla górą granicę wysokości świadczenia, a nie wskazuje na konkretną jego kwotę. U pracodawcy może więc obowiązywać niższa wysokość wskazana zarówno poprzez odniesienie do aktualnej wysokości odpisu podstawowego albo jako konkretna kwota. Przy tym drugim rozwiązaniu i braku zapisów związanych z automatyczną waloryzacją wysokości świadczeń urlopowych, zmiany wysokości odpisu podstawowego nie wpłyną na kwoty świadczeń.
Ważne: Wysokość świadczenia urlopowego jest niezależna od jakichkolwiek dodatkowych czynników, takich jak np. wysokość wynagrodzenia, staż pracy, sytuacja materialna pracownika, liczba członków rodziny zamieszkujących w jednym gospodarstwie domowym, długość wykorzystywanego urlopu. Każdemu z pracowników przysługuje w jednakowej wysokości z zastrzeżeniem jedynie odniesienia do wymiaru czasu pracy. Dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego świadczenia ustalana jest proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy.
Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było kwotą wyższą. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne ogłaszane jest przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku.
W 2024 r. wysokość odpisu, a zarazem górna granica (najczęściej stosowana w praktyce) wysokości świadczenia urlopowego opiera się na komunikacie GUS z 16 lutego 2024 r. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6445,71 zł. Zatem do ustalenia wysokości odpisu należy przyjąć kwotę z drugiego półrocza, co oznacza, że odpis podstawowy w 2024 r. wynosi 2417,14 zł. Tyle też wynosi maksymalna kwota świadczenia urlopowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.
Warunki dla uzyskania prawa do świadczenia
Świadczenie wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Wypłacane jest nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie takiego urlopu.
Przykład: Pracownik w styczniu był na urlopie wypoczynkowym i wypłacono mu świadczenie urlopowe. Wówczas nie była znana kwota odpisu na bieżący rok, zatem wypłaty świadczenia dokonano opierając się na kwocie odpisu obowiązującego w roku ubiegłym. W takich sytuacjach w chwili opublikowania danych pozwalających na ustalenie wysokości tego świadczenia w danym roku należy dokonać stosownego wyrównania.
Ważne: Świadczenie urlopowe przysługuje tylko pracownikowi, który wykorzystuje w danym roku co najmniej 14 dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. Niemożność wykorzystania tego urlopu z powodu np. niezdolności do pracy czy urlopu macierzyńskiego nie powoduje, że świadczenie urlopowe przechodzi na rok następny.
Podstawa prawna:
