Czy wypowiedzenie umowy o pracę wysłane pracownikowi mailem będzie skuteczne?

Czy można wysłać wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem i czy jest ono skuteczne?

Tak, wypowiedzenie umowy o pracę może być wysłane e-mailem, ale tylko pod warunkiem, że spełnia określone warunki. Aby wypowiedzenie było skuteczne, musi zostać zachowana forma pisemna, co oznacza, że dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykłe zeskanowanie podpisanego odręcznie wypowiedzenia i przesłanie go e-mailem nie spełnia tych wymogów, co czyni takie wypowiedzenie wadliwym i nieskutecznym. W takim przypadku pracownik może żądać przywrócenia do pracy lub odszkodowania na podstawie art. 45 § 1 Kodeksu pracy.

Skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę e-mailem

1. Forma pisemna: Zgodnie z art. 30 § 1 Kodeksu pracy, wypowiedzenie umowy o pracę musi być dokonane w formie pisemnej. Przepisy Kodeksu pracy nie odnoszą się bezpośrednio do formy elektronicznej, jednak art. 300 Kodeksu pracy nakazuje stosowanie przepisów Kodeksu cywilnego w sprawach nieuregulowanych w Kodeksie pracy. Zatem, wypowiedzenie e-mailem jest możliwe, ale wymaga spełnienia dodatkowych formalności.
2. Podpis elektroniczny: Aby wypowiedzenie e-mailem było ważne, musi ono zawierać kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego, dokumenty wymagające formy pisemnej muszą być opatrzone podpisem elektronicznym, który zapewnia autentyczność i integralność dokumentu. Zwykły skan podpisanego dokumentu nie jest wystarczający.
3. Dostarczenie i zapoznanie się z treścią: Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem jest skuteczne w momencie, gdy wiadomość e-mail jest dostępna dla odbiorcy, co oznacza, że pracownik miał możliwość zapoznania się z jej treścią, nawet jeśli nie otworzył e-maila. Art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego stanowi, że oświadczenie woli jest złożone z chwilą, gdy zostało wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej w sposób, który umożliwia zapoznanie się z jego treścią.
4. Potwierdzenie przeczytania: Choć nie jest to wymagane, dobrze jest poprosić o potwierdzenie przeczytania e-maila, aby mieć dodatkowy dowód, że pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią wypowiedzenia.

Procedury do spełnienia

• Podpis elektroniczny: Upewnij się, że wypowiedzenie zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny, który zapewnia jego autentyczność i zgodność z przepisami.
• Zachowanie formy pisemnej: Wypowiedzenie powinno być sporządzone w formie pisemnej, nawet jeśli jest wysyłane elektronicznie.
• Dokumentacja: Przechowuj dowód wysłania e-maila oraz wszelkie potwierdzenia odbioru lub przeczytania wiadomości.

W przypadku zwolnienia lekarskiego

Jeśli pracownik otrzymał e-mail z wypowiedzeniem, a następnie w tym samym dniu lub później dostarczy zwolnienie lekarskie, wypowiedzenie jest nadal skuteczne, pod warunkiem że zostało wysłane przed uzyskaniem zwolnienia. Art. 41 Kodeksu pracy zakazuje wypowiedzenia umowy w czasie trwania niezdolności do pracy, jednak jeśli wypowiedzenie zostało wysłane przed rozpoczęciem niezdolności, to jest ono ważne.

Podsumowanie

Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem może być skuteczne, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących formy pisemnej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ważne jest również zapewnienie, że dokument jest dostępny dla pracownika, choć nie musi on faktycznie zapoznać się z jego treścią w momencie doręczenia. W przypadku choroby pracownika po otrzymaniu wypowiedzenia, kluczowe jest, aby wypowiedzenie zostało doręczone przed rozpoczęciem zwolnienia lekarskiego.

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy – zapraszamy do kontaktu!

Informacje zawarte na stronie stanowią opis stanu prawnego na dzień publikacji i nie są poradą prawną w indywidualnej sprawie. Stan prawny od opublikowania może ulec zmianie. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie wpisu w celu rozwiązania problemów prawnych.