Część pracodawców w okresie świątecznym zaprzestaje działalności. Pracownicy mają np. rozplanowane wolne w harmonogramach, pracownicy odbierają wolne za nadgodziny lub mają udzielane urlopy albo po prostu pracodawca zamyka firmę. Może to objąć okres łącznie nawet kilkunastu dni kalendarzowych – tak jak przy układzie świąt w grudniu 2024 r. i na początku 2025 r. Mimo tego nie może to oznaczać zawieszenia realizowania obowiązków przez pracodawcę, m.in. związanych z terminowym wydaniem świadectwa pracy.
W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy co do zasady w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.
Dzień wydanie świadectwa
Dzień wydania świadectwa pracy został określony konkretnie jako dzień, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Jest to dzień upływu okresu wypowiedzenia, dzień ustalony przez strony w porozumieniu o rozwiązaniu umowy jako ostatni dzień zatrudnienia, dzień upływu okresu, na który została zawarta umowa na okres próby lub na czas określony, dzień otrzymania oświadczenia woli drugiej strony stosunku pracy o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w ostatnim dniu zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego albo doręcza je w inny sposób.
Przykład: W tym roku od 23 grudnia nie będziemy działać, ponownie wracamy do pracy dopiero 7 stycznia. Pracownicy biorą w tym czasie urlopy lub mają wyznaczane dni wolne w zamian za pracę w dniach wolnych, odbierają czas wolny za nadgodziny. Firma jest całkowicie zamknięta. 26 grudnia kończy się umowa okresowa jednemu pracownikowi, zatrudnienie nie będzie kontynuowane. Kiedy w tych okolicznościach należy wydać mu świadectwo pracy? Czy w związku z zamkniętą firmą można zrobić to 7 stycznia?
Wydanie we wskazanym w pytaniu dniu świadectwa byłoby naruszeniem przepisów zagrożonym grzywną. Powinno zostać wydane w dniu rozwiązania umowy (tutaj będzie to obiektywnie niemożliwe) lub przesłane albo przekazane w inny sposób w ciągu 7 dni od tego dnia. To, że firma chwilowo jest nieczynna i nikt w niej nie pracuje nie oznacza zawieszenia obowiązków pracodawcy.
W opisanej sytuacji wyjątek od podstawowego terminu (wydanie w dniu rozwiązania umowy) jak najbardziej może mieć zastosowanie (upływ okresu zatrudnienia następuje w święto). Wynosi on jednak maksymalnie 7 dni. Wydanie (lub wysłanie) świadectwa 7 stycznia oznacza niedochowanie terminu.
Wcześniejsze przygotowanie świadectwa
Przy tego rodzaju „zamknięciu” firmy pracodawca musi nadal realizować w terminie swoje obowiązki (np. wypłata wynagrodzenia, sporządzanie dokumentów rozliczeniowych czy też przygotowanie harmonogramów czasu pracy na kolejny okres harmonogramowy i przekazanie ich pracownikom). Wiele z tych obowiązków da się zrealizować nieco wcześniej, przy niektórych wsparciem jest podmiot zewnętrzny (z reguły biuro księgowe), które jest upoważnione (i jednocześnie zobowiązane) do ich realizowania.
Ważne: Kto wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 282 par. 1 pkt 3 k.p.).
W żadnym przypadku świadectwo nie może być wydane wcześniej niż ostatniego dnia trwania stosunku pracy – nie ma znaczenia to, czy w ostatnich dniach pracownik pracuje czy nie. Gdyby było opatrzone datą wcześniejszą, jest dokumentem wystawionym nieprawidłowo i kompletnie niewiarygodnym co do informacji w nim zawartych (pomiędzy tym dniem a dniem rozwiązania umowy może powstać np. niezdolność do pracy).
Pracodawca może jednak przygotować świadectwo wcześniej niż ostatniego dnia zatrudnienia (samo przygotowanie treści świadectwa to ciąg czynności technicznych, które jak najbardziej mogą być realizowane wcześniej), a jedynie zostanie ono podpisane nie wcześniej niż w dniu rozwiązania umowy. Może zrobić to osobiście także wtedy, gdy zasadniczo działa w tym zakresie w jego imieniu osoba upoważniona. W każdym jednak razie obowiązany jest dochować terminu, a fakt chwilowego niedziałania firmy w żaden sposób nie wpływa na zmianę terminu na wydanie świadectwa.
Informacje zawarte na stronie stanowią opis stanu prawnego na dzień publikacji i nie są poradą prawną w indywidualnej sprawie. Stan prawny od opublikowania może ulec zmianie. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie wpisu w celu rozwiązania problemów prawnych.
Masz pytania lub potrzebujesz pomocy – zapraszamy do kontaktu!
Podstawa prawna:
