Stosowanie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego daje możliwość planowania z jednej strony długich okresów pracy z potencjalnie znacząco większą liczbą godzin pracy w każdym tygodniu niż 40 oraz z więcej niż pięcioma dniami pracy tygodniowo, z drugiej, długich okresów, w których praca w rozkładach czasu pracy planowana byłaby w znacząco niższych wymiarach. Przy jego wprowadzaniu należy zawsze przeanalizować, czy zmienność zapotrzebowania na pracę występująca u danego pracodawcy faktycznie wymaga wyjścia poza standardowy – maksymalnie czteromiesięczny – okres rozliczeniowy.
POLECAMY: Masz niewykorzystany urlop? Jeśli go nie wykorzystasz do końca roku – przepadnie
Wybór okresu rozliczeniowego
Wybór okresu rozliczeniowego ma bardzo duże znaczenie dla organizacji pracy. Dla okresu rozliczeniowego ustalamy wymiar czasu pracy, maksymalną liczbę dni pracy i minimalną liczbę dni wolnych od pracy. Do końca okresu rozliczeniowego możliwe jest „oddanie” dnia wolnego w zamian za pracę w wolną niedzielę lub święto, jak też w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Dłuższe niż miesięczne okresy rozliczeniowe pozwalają na nierównomierne rozłożenie pracy na poszczególne miesiące kalendarzowe, w znacznym nawet oderwaniu od wymiarów czasu pracy w poszczególnych miesiącach. Najdłuższy dopuszczony do stosowania okres rozliczeniowy wynosi 12 miesięcy (tzw. przedłużony okres rozliczeniowy).
Przesłanki stosowania
Przedłużony okres rozliczeniowy dopuszczalny jest w każdym systemie czasu pracy. Może być wprowadzony, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy.
Wymienione przesłanki umożliwiające jego wprowadzenie – przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy – są bardzo szerokie i trudno w praktyce weryfikowalne. Wystarczające dla ustalenia nawet 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego jest przy tym wystąpienia chociażby jednej z nich.
Weryfikacja może odbywać się właściwie jedynie w oparciu o faktyczną arytmię zapotrzebowania na pracę obejmującą skalę kilku miesięcy.
Przykład: Po wprowadzeniu 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego w miesięcznych harmonogramach czasu pracy praca planowana jest zawsze z zachowaniem przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy na przestrzeni każdego miesiąca, zaś liczba godzin wykracza lub jest mniejsza maksymalnie o 5-6 od wymiaru czasu pracy dla danego miesiąca.
Trudno w tym przypadku przyjąć, że wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego było uzasadnione.
Procedura ustalenia
Przedłużone okresy rozliczeniowe czasu pracy stosować można na podstawie zapisów układu zbiorowego pracy albo poprzez zawarcie porozumienia:
- z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia je z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu 25(3) ust. 1 lub 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
- zawartego z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
| Ważne: O ile standardowo okresy rozliczeniowe ustala pracodawca w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy, o tyle przedłużony stosowany może być jedynie na podstawie porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, czyli w sytuacji, gdy strona reprezentująca pracowników wyraziła zgodę na jego stosowanie. |
Ustanowiono także obowiązek przekazania kopii porozumienie do PIP w ciągu pięciu dni roboczych od jego zawarcia.
Bezpieczne warunki pracy
Przy stosowaniu wysłużonego okresu rozliczeniowego muszą być zachowane ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 par. 2 k.p.). Ta wskazówka dotyczy praktycznej strony tworzenia rozkładów czasu pracy. Konieczna jest ocena tego, czy stosowana intensyfikacja pracy w długim okresie nie skutkuje wzrostem zagrożeń. Ocena ta musi być dokonywana w odniesieniu do konkretnych stanowisk pracy, przy konkretnych okolicznościach.
Przykład: Maksymalny planowany wymiar czasu pracy w systemie równoważnym to 72 godziny na tydzień. To, że w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym z punktu widzenia możliwości rozliczenia czasu pracy możliwe byłoby planowanie w ten sposób pracy we wszystkich tygodniach np. przez 5 czy 6 miesięcy mnie oznacza, że takie rozkłady czasu pracy byłyby dopuszczalne w świetle art. 129 par. 2 k.p. – stanowiłyby to skrajne obciążenie dla pracowników i przy właściwie wszystkich pracach spowodowałoby zagrożenie zdrowia pracowników i znaczny wzrost ryzyk wypadkowych.
