Śmierć pracownika a wypłata jego pensji i innych uposażeń

Po śmierci pracownika jego wynagrodzenie, a także większość innych świadczeń z nim związanych, nie wchodzi automatycznie w skład spadku. Pracodawca zobowiązany jest ustalić, czy zmarły nie pozostawił małżonka ani innych bliskich, którzy mają prawo do renty rodzinnej. To właśnie im należy wypłacić niezwłocznie wszelkie pracownicze należności, a nie spadkobiercom, którzy zostaną określeni później.

Różnice między kodeksem pracy a przepisami spadkowymi dotyczą zasad nabycia należności związanych ze stosunkiem pracy zmarłego pracownika. Pytanie więc, komu pracodawca powinien wypłacić zaległe wynagrodzenie np. zmarłego pracownika, który nagle zmarł na zawał, pozostawiając wdowę, 41-letniego syna i trzy lata młodszą córkę? A kto ma prawo do świadczeń, gdy oprócz wdowy istnieją tylko 20-letnie bliźniaki, z których jeden już pracuje, a drugi studiuje?

Zgodnie z artykułem 63(1) par. 1-2 Kodeksu Pracy, w przypadku śmierci pracownika, stosunek pracy automatycznie się kończy. Jednak prawa majątkowe z tego stosunku przechodzą na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej, równo podzielone.

W sytuacji, gdzie spadkobiercami są tylko dzieci, na przykład wdowa oraz zdrowy 41-letni syn i 38-letnia córka, a testament obejmuje tylko dwójkę dzieci po połowie, wdowa otrzymuje tylko udział przypisany jej dzieciom. To samo dotyczy sytuacji, gdy spadkobiercami są dwudziestoletnie bliźniaki i matka – dzieci dziedziczą po połowie, a należności ze stosunku pracy są dzielone na dwie równe części między wdowę a uczące się dzieci.

Należy zauważyć, że prawa majątkowe pracownika związane ze stosunkiem pracy mogą przechodzić na wskazane osoby, niezależnie od tego, czy zostaną one wskazane w testamencie czy nie. Nawet osoby, które zrzekły się dziedziczenia, zostały uznane za niegodne, bądź zostały wydziedziczone, mogą nadal mieć prawa majątkowe zmarłego pracownika, chyba że ich pozbawienie następuje z powodu nadużycia prawa podmiotowego, zgodnie z art. 8 Kodeksu Pracy.

W sytuacji, gdy zmarły nie pozostawił żadnych osób spełniających warunki do uzyskania renty rodzinnej, całość związana ze stosunkiem pracy staje się częścią spadku. To może prowadzić do paradoksalnych sytuacji, gdzie spadkobierca pracownika nie tylko nie otrzyma żadnych pośmiertnie wypłacanych świadczeń, ale także będzie zobowiązany do pokrywania ewentualnych zobowiązań pracownika wobec pracodawcy. Warto zauważyć, że prawa i obowiązki, takie jak długi wobec pracodawcy, przechodzą na spadkobierców, którzy niekoniecznie są wymienieni w art. 63(1) Kodeksu Pracy. Przykładowo, w przypadku nierozliczonych zaliczek, pracodawca może żądać ich zwrotu od spadkobierców, nawet jeśli wdowa ma prawo do nieuregulowanych należności pracownika ze stosunku pracy.

Istnieje istotna różnica między tymi przepisami a przepisami dotyczącymi spadków, które faworyzują wdowę lub wdowca, przewidując równy podział należności ze stosunku pracy między wszystkich uprawnionych spadkobierców.

Z uwagi na to, że krąg osób uprawnionych może różnić się od kręgu spadkobierców, a także uwzględniając, że świadczenia mogą być przyznawane małżonkowi i innym członkom rodziny zmarłego pracownika bez konieczności wcześniejszego formalnego stwierdzenia praw do spadku i jego podziału przez sąd spadkowy (jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Katowicach w postanowieniu z 11 grudnia 1996 r., sygn. akt III APz 18/96), pracodawcy stoją przed kilkoma potencjalnymi zagrożeniami.

Po pierwsze, konieczne jest samodzielne określenie kręgu osób uprawnionych. Zazwyczaj odbywa się to we współpracy z rodziną, zwłaszcza zmarłego małżonka, ale nie zawsze jest to zadanie łatwe. Po drugie, dzieci mogą otrzymywać wypłaty w różny sposób. W przypadku nieletnich, należności wypłaca się ich przedstawicielowi ustawowemu, zazwyczaj drugiemu rodzicowi. Pełnoletnie dzieci otrzymują świadczenia osobiście, co również wymaga nadzoru pracodawcy. Po trzecie, zgodnie z komentarzem Krzysztofa Barana (teza 4.4.), otrzymane przez najbliższych zmarłego pracownika prawa majątkowe podlegają opodatkowaniu zgodnie z art. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). Należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od tych wypłat, a nie przekazywać składek ZUS. Ponadto, możliwe jest potrącenie niektórych zobowiązań zmarłego pracownika, jednak nie dotyczy to na przykład pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W takich przypadkach należy dochodzić roszczeń na ogólnych zasadach.

Błędne określenie osób uprawnionych do otrzymania wysokich wypłat po zmarłym pracowniku może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy. Osoby uprawnione mogą skierować sprawę na drogę sądową (pozew o takie roszczenia powinien być skierowany do sądów pracy).

Należy zwrócić uwagę, że przepisy nie wyznaczają terminu na dokonanie wypłaty. Niemniej jednak, wypłata powinna nastąpić natychmiast po ustaleniu osób uprawnionych, a w przypadku ich braku – po otrzymaniu stwierdzenia nabycia spadku. Sugeruje to treść art. 120 kodeksu cywilnego, który określa moment rozpoczęcia biegu przedawnienia.

Ten sam krąg osób uprawnionych przystępuje również – w miejsce zmarłego – do postępowań sądowych dotyczących świadczeń, które pracownik rozpoczął dochodzić od pracodawcy jeszcze za życia. Sytuacja jest bardziej złożona, gdy zmarły miał już status byłego pracownika w dniu śmierci. Zasadniczo, w sprawach wszczętych przez niego powodami powinni być spadkobiercy, a nie osoby wymienione w art. 63(1) k.p. Niemniej jednak, niektóre orzecznictwa sądowe sugerują odmienne stanowisko w pewnych przypadkach roszczeń. W przypadku procesów sądowych dotyczących nieprawidłowego rozwiązania umowy o pracę, które były prowadzone przez zmarłego pracownika, do dalszego kontynuowania procesu nie są uprawnieni spadkobiercy, lecz osoby wymienione w art. 63(1) k.p., głównie wdowa i inne osoby bliskie (jeśli mają uprawnienia do renty rodzinnej) – jak wskazuje wyrok Sądu Rejonowego w Tomaszowie Mazowieckim z 30 listopada 2016 r. (sygn. akt IV P 123/16). Wdowa ma również prawo przystąpić do sprawy o odszkodowanie za niesłuszne zwolnienie z pracy zmarłego byłego pracownika, ale nie jako spadkobierca, a jako osoba szczególnie uprawniona na podstawie przepisów specjalnych.

Świadczenia standardowe i nietypowe

Rejestr praw majątkowych przekazywanych osobom określonym w art. 63(1) k.p. obejmuje głównie wynagrodzenie za pracę we wszystkich jego formach. Ponadto, przewiduje się wypłatę:

1. Odszkodowań od pracodawcy za zniszczone lub uszkodzone przedmioty związane z wypadkiem przy pracy, nierówne traktowanie, nieuzasadnione rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia lub sprzeczne z prawem rozwiązanie umowy terminowej, brak terminowego wydania świadectwa pracy.
2. Zadośćuczynień pieniężnych, np. za mobbing.
3. Odpraw, np. rentowej czy emerytalnej.
4. Ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
5. Różnych świadczeń rzeczowych, takich jak bony towarowe czy deputaty.

Oprócz tych oczywistych praw majątkowych, istnieją także nietypowe, czasami wymagające uregulowania przez sądy. Przykładowo, jeśli zmarły pracownik zawarł porozumienie z pracodawcą w sprawie dobrowolnego odejścia, wraz z przewidzianym w nim dodatkowym świadczeniem pieniężnym, ale nie doczekał się realizacji tego porozumienia, to takie roszczenie podlega regulacji art. 63(1) k.p. (wyrok SN z 10 czerwca 2014 r., sygn. akt III PK 123/13).

Co do odprawy pośmiertnej?

W przypadku odprawy pośmiertnej nie stosuje się ani art. 63(1) k.p., ani prawa spadkowego. Katalog osób uprawnionych jest identyczny jak przy wypłatach wynagrodzenia po zmarłym (czyli małżonek i inni bliscy uprawnieni do renty rodzinnej). Jednakże, gdy wypłata ma obejmować jedynie jedną osobę, ta osoba otrzymuje jedynie 50% zgodnie z art. 93 k.p. W przykładowych sytuacjach, wdowa otrzymałaby jedynie połowę odprawy pośmiertnej (ale tylko 50%), natomiast w drugim przypadku wdowa i pełnoletnie uczące się dziecko otrzymałyby po połowie.

Pracodawcę zwalnia z wypłaty odprawy pośmiertnej objęcie pracownika grupowym ubezpieczeniem na życie – wówczas należy jedynie dopłacić ewentualną różnicę między wypłaconym przez ubezpieczyciela odszkodowaniem a hipotetyczną odprawą.

Kolejnym wyjątkiem, gdy katalog i zasady podziału należności różnią się od określonych w art. 63(1) k.p. (i jednocześnie nie wchodzi to w skład spadku), jest jednorazowe odszkodowanie w razie śmiertelnego wypadku przy pracy (art. 13-15 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych).

Do spadku wchodzą również osobiste przedmioty ruchome pozostawione przez zmarłego w biurowych szafach czy służbowym samochodzie, które nie stanowią mienia pracodawcy. Nierzadko są to cenne przedmioty, takie jak telefon komórkowy, laptop, książki fachowe czy dokumentacja pracownicza. Nie można ich zaklasyfikować jako „prawa majątkowe ze stosunku pracy”. To samo dotyczy innych praw majątkowych pośrednio związanych ze stosunkiem pracy, takich jak prawa do akcji czy innych papierów wartościowych przysługujących zmarłemu pracownikowi w ramach procedur komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw. Zgodnie z ogólnymi zasadami kodeksu cywilnego, prawa te wchodzą do spadku po zmarłym pracowniku (jak potwierdza orzecznictwo sądowe, por. wyrok SA w Szczecinie z 6 czerwca 2013 r., sygn. akt III APa 5/13).