Podróż służbowa przedsiębiorcy – jak rozliczyć?

Przedsiębiorca odbywający podróże w celach służbowych (związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ponoszone na ten cel wydatki, jeśli mieszczą się one w pojęciu kosztów uzyskania przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są takie koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są wyłączone ustawowo z kosztów.

Wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy w czasie podróży służbowej

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

– mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

– od 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety,

ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

– do 8 godzin – przysługuje 50 proc. diety,

– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ważne: Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Przykład: Przedsiębiorca odbył wyjazd służbowy w dniu 06.05.2024 r., w celu realizacji projektu (na terenie innego województwa) w oparciu o umowę współpracy z kontrahentem. Wyjechał o godz. 7.30, wrócił o godz. 18.15. Wyjazd służbowy trwał 10 godz. 45 min. Przedsiębiorca poniósł wydatki na wyżywienie udokumentowane fakturą w wysokości 115,00 zł. Do kosztów uzyskania przychodów będzie mógł zaliczyć 22,50 zł (jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety).

Diety w podróży zagranicznej

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.

Należność z tytułu diet w podróży zagranicznej oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:

– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

– ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50 proc. diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach została ściśle określona w przepisach.

Przykład: Dla przedsiębiorcy realizującego wyjazd służbowy do Niemiec dieta wynosi 49 EUR, do Czech – 41 EUR, a do Turcji – 53 USD.

Diety zaliczane są do kosztów w formie ryczałtu, podstawą ich rozliczenia jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Środki transportu wykorzystywane w podróży służbowej a koszty uzyskania przychodu

Jeśli przedsiębiorca porusza się publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), kosztem uzyskania przychodów będzie cena biletu za przejazd.

Jeśli przedsiębiorca porusza się samochodem osobowym, który jest majątkiem firmy (środkiem trwałym) lub samochodem wykorzystywanym w ramach umowy leasingu czy najmu, to przysługuje mu odliczenie w wysokości 75 proc. kosztu na jego użytkowanie (100 proc. odliczenia przysługuje, gdy służy on tylko do działalności gospodarczej, a przedsiębiorca prowadzi odpowiednią ewidencję).

Jeśli w czasie podróży przedsiębiorca wykorzystuje swój samochód osobowy prywatny (nie będący majątkiem firmy), nie musi prowadzić ewidencji i odliczy 20 proc. wydatków na jego użytkowanie.

Jeśli w podróży służbowej przedsiębiorca korzysta ze środków komunikacji miejscowej, koszty rozliczy w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników.

Noclegi w czasie wyjazdu służbowego

Wydatki na nocleg przedsiębiorca rozliczy na podstawie faktury lub rachunku, przedsiębiorców nie obowiązują limity dotyczące pracowników.

Odliczenie VAT od wydatków związanych z wyjazdem służbowym

Przy wyjeździe służbowym przedsiębiorca rozlicza VAT na zasadach ogólnych, z zachowaniem zasad.

Nie odliczy VAT od wydatków na noclegi (niepodlegający odliczeniu VAT z tytułu noclegu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu).

Odliczy 100 proc. VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego pod warunkiem, że wykorzystuje samochód wyłącznie w działalności gospodarczej, złoży do urzędu skarbowego formularz VAT-26 i prowadzi ewidencję przebiegu do celów VAT (taką jak dla celów PIT).

Jeśli nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu i używa samochód do celów mieszanych (firmowych i osobistych) – odliczy 50 proc. VAT.

Jak przeliczyć koszty w walucie obcej?

Dokumenty potwierdzające wydatki w innej walucie należy przeliczyć na złote. Poniesione wydatki (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) należy przeliczyć według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) potwierdzających koszty związane z podróżą. Diety należy przeliczyć według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

Ważne: Przedsiębiorca powinien posiadać dowody potwierdzające racjonalność wydatków i związek podróży z prowadzoną działalnością, na przykład zebrane podczas podróży zamówienia, faktury, oferty kontrahentów.

Uwaga: Przedsiębiorca nie rozliczy kosztów podróży służbowej, jeśli wybrał opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy – zapraszamy do kontaktu!

Podstawa prawna:

• art. 11a, 22 ust. 1, 23 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 226)
• art. 86, 86a, 106e ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 361)
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. U. z 2023 r., poz. 2190)
• par. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur  (Dz. U. z 2021 r., poz. 1979)